Автоматизация бизнеса: с чего начать

Работа любой компании или предприятия состоит из цепочки постоянных взаимосвязанных процессов, выполняемых с определенной регулярностью сотрудниками. Автоматизация бизнеса – это полная или частичная замена труда работников путем введения специализированной информационной системы или целого программного комплекса.

Автоматизация бизнес процессов ведется по двум направлениям:

  1. Автоматизация основных задач компании. Конкретика определяется сферой деятельности предприятия, это может быть внедрение программ для улучшения работы с клиентами, оптимизация внутренней работы и взаимосвязи между различными службами, управление продажами, систематизация информации о клиентах;
  2. Автоматизация поддерживающих процессов. Под частичной автоматизацией подразумевается программное обеспечение определенных задач – бухгалтерского учета, сдачи отчетности в налоговую и социальные фонды. Эти процессы напрямую не влияют на увеличение доходов, но сокращают время на сопровождающие бизнес процессы. Автоматизация поддерживающих процессов схожа с передачей этих функций на аутсорс: вы поручаете ведение бухучета программе или профессионалам из аутсорсинговой компании. В обоих случаях результатом становится экономия времени и ресурсов.

В первом случае главной задачей выступает повышение дохода от бизнеса. Второй вариант обеспечивает стабильность и минимизирует затраты времени и ресурсов. Для автоматизации бизнеса компания может внедрить готовый «коробочный» продукт или заказать разработку индивидуальной программы под конкретный список задач. Здесь встает вопрос соответствия комплекса задач, качества и цены продукта.

Зачем нужна автоматизация бизнес процессов

Каждый бизнес процесс – это определенный алгоритм действий, требующий времени и ресурсов. Например, в любом клиентском бизнесе процедура оформления заказа включает цепочку из нескольких процессов – поступление заявки от клиента, уточнение деталей заказа в прямом диалоге, проверка наличия товара или возможности оказания услуги, получение оплаты, обеспечение и подача данных в службу доставки.

Если весь этот процесс производится вручную он занимает довольно большой объем времени и труда работников. Введение системы автоматизации оптимизирует и систематизирует процедуру за счет поэтапного объединения всех процессов.

К основным преимуществам автоматизации бизнеса относятся такие факторы:

  1. Высокая продуктивность. Снижение затрат времени и сил на рутинную работу повышает эффективность работы сотрудников, растет качество обслуживания клиентов. К рутинным задачам относится постоянное обновление базы данных, рассылка типовых писем и сообщений, ручное оформление документов;
  2. Четкое распределение обязанностей. Система устраняет необходимость личного контроля за работой сотрудников. Каждый занят своим делом, а контроль производится путем внесения и обработки данных программой;
  3. Сведение к минимуму ошибок. Настроенная система автоматизации не допускает ошибок в отличие от человека. В программе есть сервис планирования и напоминания о важных задачах, уведомления о сроках окончания, автоматического подсчета суммы сделки, получения информации из базы данных. То есть, вероятность ошибок и просрочек из-за человеческого фактора сведена к минимуму;
  4. Экономия затрат за счет сокращения штата. С помощью системы автоматизации можно полностью избавиться от дополнительных расходов на зарплаты и вычеты в бюджет за сотрудников, функции которых выполняет программа;
  5. Визуализация и мониторинг статистики. При ручных операциях очень сложно выводить статистику в реальном времени, каждый отчет по определенным задачам требует немало времени. Программа автоматически производит все подсчеты и анализирует показатели, руководитель может постоянно отслеживать все в процессы и видеть изменения;
  6. Сохранение клиентской базы. Любой запрос или даже посещение сайта фиксируется системой, данные моментально заносятся в базу потенциальных или реальных клиентов. Обращение в любой предусмотренной системой форме сразу же передается специалисту и поступает в работу. Клиентская база сохраняется и ни одна заявка не остается не замеченной;
  7. Сокращение времени оформления сделок. Автоматизированная обработка и передача данных в разы сокращает время и ресурсы на проведение сделок любого типа. На каждом этапе у сотрудника под рукой все необходимые инструменты для отправки предложений, обработки заказа, создания счетов и проведения оплаты;
  8. Организация учета и контроля. Системы автоматизации бизнес процессов компании позволяют координировать работу команды, четко устанавливать обязанности, задачи и сроки, вести контроль за выполнением каждого этапа при минимуме манипуляций.

Помимо автоматизации существуют и другие способы оптимизировать работу компании. Например, аутсорс-сервисы, позволяющие разгрузить основной персонал или организовать бухучет фирмы, не нанимая специалистов в штат. Пример эффективного и недорогого аутсорс-сервиса — компания Главбух Ассистент. Гуру бухгалтерии возьмут на себя рутинные функции, общение с налоговой и кадровый документооборот, чтобы у вас появилось свободное время на развитие бизнеса.

Инструкцию по автоматизации розничной торговли под ключ смотрите здесь

Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.

  • Ведем бухгалтерский учет за вас
  • Сами сдаем налоговую и бухгалтерскую отчетность
  • Оптимизируем налоги

Посмотреть цены

Системы автоматизации бизнеса

Все системы автоматизации бизнеса можно разделить на две группы:

  1. CRM- программы и облачные сервисы, предоставляющие возможность автоматизировать продажи и управлять маркетингом. В таких системах удобно хранить клиентскую базу, обрабатывать заявки, оформлять договоры, сделки. В них можно создавать хранить и организовывать рассылки, формировать шаблонные документы, счета, вести мониторинг работы менеджеров и маркетологов;
  2. ERP – системы, имеющие расширенный функционал для управления всеми рабочими процессами предприятия от складского учета до логистики. Такие программы позволяют комплексно систематизировать и синхронизировать все производственные и управленческие задачи, объединяя их в большую сеть предприятия.

О сложностях в работе неавтоматизированного склада читайте здесь

Выбор системы зависит от специфики деятельности компании, количества и сути задач, общего объема работы. Какие процессы можно оптимизировать с помощью системы автоматизации бизнеса смотрите в таблице.

Направление

Задачи

Системы автоматизации

Управление предприятием

Менеджмент, информационная и экономическая безопасность, юридическое сопровождение, управленческий учет, бюджет

1С: Предприятие, SAP R/3

Маркетинг и продажи

Реклама, все инструменты маркетинга, комплексное сопровождение и мониторинг соцсетей, управление продажами и контактами с клиентами

Мегаплан, 1С:Битрикс 24, Amiro.CMS, Рули24

Управление проектами

Организация работы и взаимодействия команды, управление задачами

Pyrus, Trello, Биртрикс 24, Яндекс.Трекер

Производство

Управление производственными процессами, поставками и запасами сырья, складами готовой продукции, материалами и оборудованием, система логистики

Крафт, УСУ, Супер Склад, AVA ERP, Рули24

Управление персоналом

Подбор, развитие и обучение персонала, учет кадров, оплата труда

1С: Зарплата и управление персоналом, БОСС-кадровик, Oracle/Управление Персоналом

Организация деятельности

Документооборот, секретариат

1С: Документооборот, Мастер Док, QPR 2014

Финансы и учет

Бухгалтерский и налоговый учет, система расчетов с клиентами, расчет и начисление зарплаты

1С: Бухгалтерия, АудитЭксперт, Фингранд

Автоматизировать можно работу всей организации или внедрять локальные программы для работы по определенному направлению. Комплексные системы автоматизации бизнеса объединяют в себе пакет программ различного назначения. Например, отдельные системы для бухгалтерского учета, работы с клиентами и внутренние сети могут подчиняться руководителю, но при этом функционировать каждая в своей специализации.

Подбор программ по автоматизации работы кафе или ресторана здесь

Как автоматизировать бизнес процессы

Рассмотрим алгоритм автоматизации бизнес процессов компании, занимающейся продажами на примере внедрения Битрикс 24. Этот облачный сервис предлагает несколько вариантов работы. Есть платный и бесплатный функционал, что удобно для тестирования и работы небольших компаний. Система проста в подключении и управлении.

  1. Чтобы подключиться к системе, нужно зайти в раздел Клиенты/Коммуникации с клиентами. В этом функционале можно создать собственную систему управления или подключиться к уже открытым линиям;
  2. Войдя в систему, можно подключить к управлению электронную почту, сайт компании, аккаунты социальных (VK, Facebook, Telegram, Instagram и др.), мессенджеры (Viber, WhatsApp);
  3. При подключении ко всем каналам продаж или ответа на заявку система сама дает оповещение менеджеру и ставит задачу «Перезвонить клиенту». Звонить можно прямо из CRM;
  4. При поступлении заявки обработку система отслеживает полный цикл, согласно настройкам;
  5. Права доступа также настраиваются автономно. Например, руководитель может ограничить доступ к клиентской базе;
  6. Система мониторит и анализирует все процессы, выдает отчеты в виде диаграмм и графиков;
  7. CRM фиксирует все заявки с сайтов и социальных сетей, назначает ответственного менеджера, ставит задачи и отслеживает действия. При невыполнении задачи руководитель узнает об этом сразу из оповещения системы.

Таким же образом на Битрикс можно организовать работу команды специалистов на аутсорсе, ставить задачи и контролировать выполнение. Бесплатная версия подходит небольшим компаниям, платные тарифы определяются штатом сотрудников и объемом функций.

Автор Ирина Маслюковская

Pin It on Pinterest

Share This