Документы для оформления сотрудника: перечень и инструкция

Нетология

Перечень документов для приема на работу

Статья 65 ТК РФ перечисляет эти обязательные документы, но делает оговорку, что в некоторых случаях работодатели могут требовать что-то дополнительно. Предлагаем таблицу, по которой легко проверить, что может потребоваться именно в вашей организации.

Документ

Когда требуется

Паспорт (документ, удостоверяющий личность)

Требуется всегда

Трудовая книжка

Нужна, если заключается трудовой договор по основной работе, при этом работник уже имеет трудовой стаж.

Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Работник предъявляет либо карточку СНИЛС, либо электронный документ.

Если лицевой счет еще не открыт, работодатель самостоятельно отправляет данные о работнике в ПФР для его получения.

Документы воинского учета (военный билет или удостоверение призывника)

Предъявляют военнообязанные и призывники

Документ об образовании (дипломы, свидетельства, удостоверения)

Нужен, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки (педагоги, медработники, водители, авиаперсонал и т.п.)

Справка о судимости

Эта справка требуется, если к работе не могут быть допущены лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию

(работа с несовершеннолетними, с обеспечением безопасности транспорта и ТЭК, проч.)

Справка о наказании за потребление наркотических средств или психотропных веществ

Обязательна, если работа будет связана с повышенной опасностью, оружием, контактом с психотропными веществами (частные детективы и охранники, специалисты авиационного персонала и т.п.)

Медицинское заключение о возможности работать по указанной профессии (должности)

Получаем от работника после его направления на предварительный медицинский осмотр в предусмотренных законом случаях. Прохождение психиатрического освидетельствования обязательно, если работа будет связана с источниками или условиями повышенной опасности.

Документы, которые не указаны в качестве обязательных

при приеме на работу

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН)

ИНН нужен работодателю для сдачи отчетности по НДФЛ. Если работник не желает принести свидетельство, можно самостоятельно узнать ИНН физического лица на сайте ФНС России (https://www.nalog.ru/) в онлайн-сервисе «Узнать свой/чужой ИНН»

Справка о заработке за 2 предыдущих года

Будет нужна, если потребуется рассчитать работнику размер пособия по нетрудоспособности. При отсутствии этой справки размер пособия будет рассчитываться исходя из МРОТ.

Свидетельство о рождении ребенка

Документ, позволяющий применить налоговый вычет при определении суммы НДФЛ.

УБРиР [CPS] RU

Если работник отказывается представить документ, сумма налога будет больше.

Документы об инвалидности

Работодатель обязан обеспечить такому работнику повышенные гарантии: удлиненный отпуск, сокращенное рабочее время, особый режим (при необходимости), право на обязательный отпуск за свой счет).

Запрашивать информацию о наличии инвалидности необходимо, чтобы минимизировать случаи злоупотребления работником своим правом.

Документы, дающие льготы (удостоверение ветерана боевых действий, почетного донора, участника ликвидаций аварии на ЧАЭС и т.д.)

Наличие этих документов дает работнику право на получение отпуска в удобное время, иные гарантии. Если документы не получены при приеме на работу, их можно запросить позже, при предоставлении гарантий.

Особенности приема некоторых документов для приема на работу

Прием документов для оформления на работу имеет следующие нюансы:

  1. Для граждан РФ документом, удостоверяющим личность, может считаться только паспорт гражданина РФ или временное удостоверение личности гражданина, выдаваемое на время оформления паспорта.

При этом паспорт считается недействительным, если в него внесены посторонние отметки (п. 6 «Положения о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828). К таким неразрешенным отметкам можно отнести детские каракули на страницах, номера телефонов, адреса госучреждений. Если паспорт просрочен (после исполнения 20 или 45 лет паспорт не заменен), то принять такой паспорт можно, он действителен.

  1. Трудовая книжка у работника может отсутствовать не только потому, что раньше он нигде еще не работал. Есть и другие случаи, когда человек вправе работать без оформления трудовой. Но даже если книжка утеряна или задержана другим работодателем, отказать в приеме на работу только по этой причине нельзя. В этом случае можно оформить новую трудовую книжку. Помочь все правильно оформить могут

    аутсорсинговые компании

    .

  2. Не обязательно забирать у работника оригиналы справок (о судимости и наличии административного взыскания), достаточно снять с них копии. Только трудовая книжка, медзаключение и справка о заработке хранятся у работодателя в оригиналах.
  3. Не храните ксерокопии паспортов, дипломов и других личных документов работников, если на это нет их письменного согласия. В противном случае это расценивается как нарушение закона «О персональных данных». После перенесения информации в личную карточку работника документы просто возвращаются владельцу.

Документы для приема на работу иностранца

Кроме перечисленных выше документов иностранный гражданин обязан предъявить 3 дополнительных документа для приема на работу.

  1. Документ, разрешающий пребывание в РФ:

Если иностранец имеет статус временно пребывающего, то визовые иностранцы предъявляют разрешение на работу, а безвизовые – патент. Разрешение на работу и патент оформляются в виде карточки с фотографией.

Без патента могут работать граждане стран-участниц ЕАЭС, беженцы, участники госпрограммы по добровольному переселению соотечественников, лица, получившие временное убежище, а также студенты – иностранцы, работающие во время каникул (п.4 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Нельзя оформлять на работу иностранца, если патент выдан в другом регионе, или если в патенте указана другая профессия (п. 4.2. Закона № 115-ФЗ). Иначе организация или ИП могут получить штраф от 250 тыс. до 800 тыс. рублей. Чтобы не допускать таких весомых промашек, пользуйтесь услугами профессионалов на аутсорсе.

  • Если иностранец имеет статус временно проживающего в РФ, то в его паспорте гражданина другой страны будет стоять штамп МВД с разрешением на временное проживание. Если паспорта нет (лицо без гражданства), то выдается документ, который так и называется «Разрешение на временное проживание, выдаваемое лицу без гражданства».
  • Если иностранец имеет статус постоянно проживающего, он предъявляет работодателю Вид на жительство (книжечка, похожая на паспорт).
  1. Документ, на основании которого работнику будет оказываться медицинская помощь в течение срока трудового договора.

Этот документ предъявляют временно пребывающие в РФ иностранцы, в том числе граждане стран-участниц ЕАЭС. Это в полной мере касается и граждан Беларуси, о чем напомнил Минздрав в письме от 22.04.2015 № 17-1/10/2-1621.

В качестве такого документа могут выступать:

  • Полисы ДМС или ОМС. Работник-иностранец сам заключает договор добровольного страхования с любой страховой компанией и оформляет медицинский полис.
  • Договор на оказание работнику платных медицинских услуг, заключенный работодателем.
  1. Документ о постановке на миграционный учет.

Миграционный учет осуществляется в отношении всех иностранцев, в том числе временно и постоянно проживающих, граждан государств ЕАЭС, белорусов и высококвалифицированных специалистов.

Постановкой на миграционный учет занимается принимающая сторона – владелец помещения, где реально проживает иностранец. Принимающей стороной может быть и работодатель, если работник будет фактически проживать в его помещении, даже если оно не имеет адреса (временная бытовка, сарай, нежилое строение). Это правило установлено в статье 21 Закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ.

Если иностранец будет жить в квартире или комнате, не принадлежащей работодателю, принимающей стороной обязан стать владелец этой квартиры. Учтите, что за фиктивную постановку на миграционный учет работодателю грозит уголовная ответственность.

Подробнее в статье Как взять на работу иностранца в 2019 году

Что делать после приема документов

Действия работодателя

Примечания

Ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами (ПВТР, положением б оплате, должностной инструкцией, инструкциями по охране труда и т.п.)

Скачать образец должностной инструкции продавца

Оформить и подписать трудовой договор с работником

Скачать образец трудового договора

Издать приказ о приеме на работу

Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу

Заполнить личную карточку работника

Личная карточка работника. Форма Т-2

Провести с работником инструктаж по охране труда

С каждым без исключения работником нужно проводить вводный инструктаж по ОТ, пожарной безопасности, гражданской обороне.

Уведомить ГУВМ МВД о заключении трудового договора с работником-иностранцем

Срок – 3 дня после заключения трудового договора. Приказ МВД от 10.01.2018 № 11.

Внести запись в трудовую книжку

По истечении 5 рабочих дней после начала работы.

Сообщить в военкомат о приеме на работу военнообязанного или лица, подлежащего призыву на военную службу.

В течение 2 недель после приема на работу

Сообщить о приеме на работу бывшего госслужащего

В течение 10 дней после приема на работ.

Статьи в тему:

  • Как принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция
  • Бессрочный трудовой договор: правила и нюансы составления
  • Должностная инструкция: описания и примеры
Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This