Электронная отчетность: схемы сдачи, программы и стоимость

Нетология

О чем вы узнаете:

  • о том, что выбрать для отправки электронной отчетности
  • о том, кто обязан сдавать отчетность по интернету
  • о том, какие схемы отправки отчетности подойдут вам
  • об операторах электронного документооборота
  • о программах для сдачи отчетности через интернет
  • о ценах отправки электронной отчетности через интернет
  • о бесплатном ПО для составления отчетности
  • о квалифицированной электронной подписи
  • о том, можно ли рассчитывать на техподдержку

Что выбрать для отправки электронной отчетности: программу, доверенного представителя или веб-сервис?

От сдачи отчетности никуда не деться. Чтобы избежать лишних проверок необходимо вовремя отчитываться перед государственными органами. Предпринимателям и небольшим компаниям предлагается два варианта: сдача отчетности через интернет или при личном визите в отделение органа контроля.

Посетить придется как минимум три инстанции: налоговиков и фонды: пенсионный и социального страхования, поэтому все больше предпринимателей выбирает цифровой вариант.

Также в последнее время многие предприниматели активно переходят на кассы нового поколения. Для автоматизации работы онлайн-касс специалисты Бизнес.Ру разработали комплексное решение, которое масштабируется под размеры бизнеса, позволяет удаленно его контролировать, проводить все необходимые кассовые операции и формировать отчеты. Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной техподдержкой прямо сейчас>>>

Для крупных фирм поблажки в виде возможности сдачи документов в бумажном виде нет. Так, в третьем и пятом пунктах 80 ст. НК РФ говорится, что фирмы обязаны сдавать электронную отчетность через интернет, если к ним применимы два условия:

  • они платят НДС;
  • численность их персонала – 25 чел. и более.

В России можно сдавать отчеты в цифровом виде:

  • самостоятельно через сервисы (например, «Астрал-Отчет», «Контур», «Такском» и т.д.);
  • через представителя;
  • с помощью государственных порталов.

Скачать сроки сдачи отчетности в 2019 году>>>

Скачать бланк заявления на получение ЭЦП для юридического лица>>>

Скачать бланк заявления на изготовление КЭП для ИП>>>

Для того, чтобы вы смогли быстро сделать правильный выбор, распишем основные плюсы и минусы в таблице.

Виды сдачи отчетных документов

Плюсы

Минусы

Самостоятельно через сервисы или бухгалтерские программы

Консультации представителей сервиса на всех этапах работы с документами.

Если две и более компании – можно подавать через один аккаунт.

Необходимо платить за использование сервиса, в среднем 5 тысяч рублей в год.

Если у вас нет сотрудников или «нулевка», можно сэкономить: есть тарифы в 2500 рублей.

Через представителя

Оплату отправки документов можно разбить поквартально (представители берут деньги за каждый документ, от 150-200 рублей).

Нет стопроцентной гарантии, что представитель сделает все без «косяков». При серьезных ошибках и оставлении их без ответа налоговая может заблокировать ваш счет.

С помощью государственных порталов

Затраты только на создание электронной цифровой подписи, т.е. от 1500 рублей ежегодно.

Необходимо разбираться, как работает каждый из порталов, при этом вменяемая консультационная поддержка отсутствует.

Кто обязан сдавать отчетность по интернету

На сегодняшний день сдача отчетности в формате электронной передачи данных входит в обязанность организаций со следующей численностью работников:

  • более 25 человек – отчетность в пенсионный фонд и фонд соц. страхования;
  • более 100 человек – налоговая отчетность.

Важно! Декларации по НДС в электронной форме должны представлять все плательщики НДС.

Отчетность по бухгалтерским данным организации может производиться как в электронном формате, так и с предоставлением бумажных версий документов.

В данном случае количество работников, оформленных в компании, роли не играет. Способ передачи данных утверждается руководителем организации.

Читайте также: Какую отчётность необходимо формировать при использовании онлайн-касс 

Какие схемы отправки отчетности подойдут вам

Разберем каждую схему передачи цифровой отчетности в налоговую и фонды подробнее.

Прямая схема

Самая популярная схема работы компаний с электронным документооборотом – это работа через программу оператора электронного документооборота или бухгалтерское ПО.

Именно оператор занимается покупкой квалифицированной электронной цифровой подписи, а также проверяет отчетность на ошибки (работает автоматическая система предварительного тестирования).

Работа через оператора удобна, так как в этом случае можно поручить отправлять отчетность ответственному пользователю ПК. Главные требования к этому пользователю:

  • понимать периоды отправки отчетов;
  • быть внимательным к деталям (например, не путать расширения файлов и следовать инструкциям).

Таким образом, пользоваться сервисом сдачи отчетов можно научиться самостоятельно, если сотрудников у ИП нет.

Однако работа с сервисом стоит денег. В таблице мы указали сумму от 5 тысяч рублей, но это минимум – средний тариф для сдачи «упрощенки» на небольшую компанию выйдет в 10 тысяч. Если отчетности больше, то рассчитывайте на 20 тысяч.

УБРиР [CPS] RU

Важно! Сэкономить можно, если через сервисы подключить к одной системе сдачи отчетности несколько компаний. Можно объединиться с дружественной фирмой и работать по одному тарифу. Каждая компания выбирает свою подпись, но вход в аккаунт будет один.

Отметим, что многие бухгалтерские программы интегрированы с сервисом по сдаче отчетности, и их пользователи за небольшую плату могут подключить эту возможность.

Давать поручения персоналу по сдаче отчетности удобно, если использовать специальную программу, которая называется CRM. В ней начальник может писать поручения сотрудникам, а персонал – комментарии к заданиям. Благодаря программе возможно удаленное управление сотрудниками. Попробуйте функционал CRM Бизнес.Ру бесплатно>>>

Представительская схема

Используя представительскую схему, компания обращается к другой организации или физлицу, которые за деньги будут отправлять отчеты компании в налоговую и фонды.

Такие организации (физлица) называют налоговыми представителями.

Обычно взаимодействие складывается по такой схеме: компания приходит к представителю с отчетом на бумаге (или с просьбой сделать «нулевую» отчетность).

Представитель формирует отчетность или переносит бумажный вариант в электронный вид.

Используется квалифицированная цифровая подпись налогового представителя согласно доверенности, которую делают тут же, на месте.

Положительная сторона – не надо приобретать цифровую подпись. Кроме того, разовая отправка электронной отчетности стоит недорого. Следовательно, на начальном этапе развития бизнеса можно использовать такую схему, а сэкономленные тысячи вложить в дело.

Однако, если невнимательно читать договор, то можно не заметить там следующие пункты:

  • представитель не проверяет «качество» электронной отчетности через интернет, т.е. на предмет ошибок;
  • посредник не несет ответственности за дальнейшее общение с налоговой.

Если в декларации есть ошибки, все действия будут выглядеть так:

  1. ФНС отправляет требование что-то исправить;
  2. Вы в течение шести дней (как это надо по закону) не исправляете, так как в принципе не знаете о требовании – посредник не обязан сообщать об этом.
  3. Ваш расчетный счет блокируется.

Есть и другие, менее очевидные минусы. Представительская схема полностью легальна не в каждом городе (надо смотреть местное законодательство). По крайней мере, фонды могут не принимать отправленные таким образом цифровые документы.

Государственные порталы

Самая очевидная, но самая сложная из схем отправки электронной отчетности – через интернет.

Вы не используете какие-либо сервисы, приобретаете квалифицированную электронную подпись самостоятельно и отправляете цифровые документы через государственные порталы: nalog.ru, fss.ru, порталы органов статистики.

Работа через порталы не очень удобна, так как необходимо разбираться, как отправлять те или иные документы. Интерфейсы государственных порталов не отвечают современным требованиям по юзабилити.

Сдача отчетности через интернет: операторы

На март 2019 год в России официально зарегистрировано 127 операторов электронного документооборота. Их количество всегда можно посмотреть на сайте налоговой: https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Однако существует «большая тройка» операторов, которые контролируют рынок:

  • Тензор (известен по сервису Сбис, но предлагает и иные варианты);
  • Калуга Астрал (сервис «Астрал Отчет» и интеграция с популярной бухгалтерской программой);
  • СКБ-Контур («Контур Экстерн» и бухгалтерское ПО).

Какое-то время в лидерах был Такском, но в 2018 году компания заняла лишь 3,5% рынка, что в принципе немало, но это большой отрыв от тройки лидеров.

Все операторы предлагают собственные решения, которые отличаются тарифами и интерфейсом.

Программы для сдачи отчетности через интернет: ТОП-5

Рассмотрим пять популярных программ от крупнейших операторов. Все перечисленные в таблице сервисы отправляют отчетность в необходимые инстанции. То есть не только налоговикам, но еще и в фонды.

Название программы

Характеристика

Дополнительные сервисы

Совместимость с бухгалтерскими программами

1С: Отчетность

Интеграция 1С бухгалтерии и сервиса «Калуга Астрал».

Проверка правильности отчетности.

Есть круглосуточная техподдержка.

Это решение для программы 1С версий 7.7 и 8

Сбис++

Отдельная программа оператора Тензор.

Лидер по количеству подключений.

Есть много тарифов, в том числе до 3000 рублей для ИП.

Автоматическая проверка при отправке на возможные ошибки.

Можно оценить риски – шанс на приход налоговиков с проверкой.

Анализ финансовых проблем. Есть коробочное и облачное решение. Техническая поддержка 24/7.

Можно интегрировать с 1С и некоторыми другими бухгалтерскими программами.

Контур Экстерн

Облачная система, не требуется устанавливать на компьютер, хотя при желании это сделать можно.

Предлагает одноименный оператор, СКБ-Контур.

Есть справочник, анализ документов, возможность связи с технической поддержкой.

Интеграция с программами не требуется, отчетность загружается онлайн.

1С-Спринтер (Такском)

Отдельная программа, созданная оператором «Такском».

Есть два варианта – облачный и локальный, с различными ценами.

Проверка документов офлайн на предмет ошибок. Техническая поддержка (номер в Москве).

Интегрируется с 1С и некоторыми другими программами.

Главбух

Решение предлагает «Актион» — холдинг, давно работающий в сфере помощи бухгалтерам.

Встроенные сервисы для расчетов, справочная система.

Есть круглосуточная техподдержка.

Программа встроена в справочную систему «Главбух».

До июля 2019 года стоимость сервиса включена в оплату.

Также существуют и другие программы. Активно занимаются набором подписчиков «Бухсофт Онлайн» (программа типа 1С, решение предлагает сервис «Калуга Астрал», отличается недорогой стоимостью в 3000 рублей) и более дорогая, 8400 рублей, «Бухгалтерия.Контур» (оператор СКБ-Контур).

Возможно, в 2020 году лидеры изменятся. Еще несколько лет назад сервис Такскома лидировал. Сейчас он занимает только 3% рынка.

Электронная отчетность через интернет: цены

Выше отмечалось, что все сервисы и программы отличаются внешним видом и ценой, так как большинство из них предлагает одинаковые услуги по проверке отчетности и круглосуточную техническую поддержку.

В условиях экономии компании обращают внимание не на удобство, а на цену услуги. Разберем, сколько стоит отправить отчетность через интернет-программы в 2019 году.

Управление финансами компании можно в программе от Бизнес.Ру. В ней вы сможете с легкостью вести документооборот, составлять финансовые отчёты и платёжные поручения, настраивать уровни доступа пользователей к различным документам и отслеживать их действия в системе. Оценить функционал программы Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

СБИС

Стоимость отправки отчетности через СБИС начинается от 900 рублей (плюс 500 рублей за аккаунт СБИС), но этот тариф предлагается только ИП и без сверки бухгалтерской отчетности.

Если вы представляете компанию, которой нужна проверка отчетности НДС и сверка расчетов с бюджетом, тариф будет начинаться от 6100 рублей (плюс аккаунт в 500 рублей).

Такском

У Такскома есть два варианта программ: облачная «Онлайн-Спринтер» и коробочная «Доклайнер». Минимальный тариф на онлайн-программу начинается от 4970 рублей. Локальная версия дороже – от 7450 рублей, причем сдача отчетности в Росстат предлагается за дополнительную плату.

Однако даже самый дешевый вариант сервиса сдачи отчетности позволяет наладить электронный документооборот.

Контур.Экстерн

Стоимость подключения сервиса «Контур.Экстерн» зависит не только от системы налогообложения, но и от региона. Например, для Адыгеи и Ростовской области стоимость «Отчета.Ру» начинается от 1300 рублей, а для Уфы и Москвы – от 1700.

Тариф «Отчет.Ру» позволяет отправить документы только в ФНС и Пенсионный фонд, Классический – в ФНС, ПФР и органы статистики, а «Оптимальный +» – в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Экспресс-проверка доступна, начиная с тарифа «Классический».

Бухгалтерия. Контур

Стоимость бухгалтерской программы от «Контура» с функцией отправки отчетности начинается от 8400 рублей за стандартный пакет. Цена в разных регионах отличается друг от друга.

1С-Отчетность

Стоимость подключения программы 1С-Отчетности – 5900 рублей в год. Для того, чтобы она работала, нужна 1С новых версий. Именно в этой программе формируется и направляется заявление на подключение.

Нескольким компаниям предоставляются скидки.

Бесплатное ПО для составления отчетности

Если хочется сэкономить, можно воспользоваться бесплатными программами, помогающими c отправкой отчетности через интернет.

Каждый проверяющий орган предлагает собственное ПО:

  1. ФНС создал программу «Налогоплательщик ЮЛ» и некоторые другие для проверки документов;
  2. ПФР предлагает SPU_ORB (ссылка на ПО есть на сайте ПФР);
  3. У Росстата есть возможность заполнения отчетности через интернет-программы, причем в офлайн-режиме (ПО можно скачать с официального сайта госоргана);
  4. Документы для ФСС можно заполнить с помощью онлайн-сервиса на портале ведомства, кроме того в некоторых городах доступен электронный документооборот в сфере отправки Листков нетрудоспособности;
  5. Росалкогольрегулирование предлагает воспользоваться программой «Декларант-Алко» компаниям, которые сдают отчеты, связанные с торговлей алкоголем.

Для отправки документов через государственные порталы потребуются вложения: нужна будет квалифицированная электронная подпись, которую придется заказать у сертифицированных операторов.

Подробнее о том, как получить квалифицированную электронную подпись читайте тут>>> 

Квалифицированная электронная подпись

Данный вид подписи может пригодиться предпринимателю не только в момент формирования отчетности. КЭП будет необходима в осуществлении электронного документооборота организации, при пользовании сервисом «Госуслуги», при участии в торгах на электронных площадках и т.д.

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, по своей юридической силе будет равен бумаге, заверенной печатью и подписью руководителя организации.

В случае возникновения сомнений в её подлинности оспорить факт недостоверности подписи можно только в судебном порядке.

Получить данную подпись предприниматель может в специальном аккредитованном удостоверяющем центре. Алгоритм действий предпринимателя в данном случае довольно прост:

  1. Сбор необходимого пакета документов:

Для физ. лиц:

  • заявление;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • документ, подтверждающий личность.

Для юр. лиц:

  • ОГРН предприятия;
  • ЕГРЮЛ;
  • генеральная доверенность.
  1. Оплата годового обслуживания подписи. В среднем сумма варьируется от 3 000 до 5 000 рублей в год;
  2. Передача всех собранных документов, включая квитанцию оплаты за обслуживание, в удостоверяющий центр;
  3. Проверка центром корректности данных и предоставление предпринимателю электронной подписи.

Можно ли рассчитывать на техподдержку

В качестве преимущества сервисов мы указывали круглосуточную техническую поддержку. В основном, она касается технических моментов. Абонент может позвонить и спросить, что делать если система информирует о той или иной ошибке.

При этом в период активной сдачи отчетности ответа специалистов придется ожидать довольно долго, до 20 минут, как пишут на форумах пользователи системы.

Поэтому, если вы пользуетесь сервисами первый раз и рассчитываете на техподдержку, стоит позаботиться о сдаче отчетности заранее. Иначе ожидание затянется, и впечатления от пользования системой будут негативными.

Иногда сервисы сами предупреждают абонентов о долгом ожидании. Например, у Такскома есть даже график возможной загруженности линии:

Не забыть отправлять отчетность вовремя поможет CRM-программа, в которой есть специальный календарь. С помощью планировщика можно назначать дела не только на следующий месяц, но и на год. Оцените функционал CRM-системы от Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This