Как оформить командировку сотруднику: пошаговая инструкция

Термины и правила командировки сотрудника

Под командировкой понимается поездка сотрудника предприятия для выполнения трудовой задачи вне места своей работы. При этом если работа сама по себе связана с разъездами (водитель, торговый агент), то такие поездки командировками не считаются.

Началом командировки считается день отъезда, а датой окончания – день прибытия. Причем если транспорт прибывает в ночное время после 00:00, начавшийся новый день и будет днем окончания поездки.

Правила оформления командировки изменились в 2015 году: документов стало меньше. Теперь не нужно оформлять письменное служебное задание и командировочное удостоверение. Журнал учета выбывающих и прибывающих сотрудников также можно не вести.

Все эти действия, разумеется, не запрещены: компания может и сегодня сопровождать служебные поездки такими бумагами. Но обязательным и достаточным документом стал приказ о направлении в командировку.

Порядок и нюансы подготовки командировок для работников прописывают в Положении о командировках – внутреннем документе, который и будет регламентировать необходимую документацию и действия всех вовлеченных членов коллектива. Это не обязательный документ, и разрабатывать его стоит лишь в том случае, если командировки составляют значительную часть деятельности. Если Положение не составлено, можно прописать правила организации поездок в других внутренних постановлениях.

Что учесть в положении

В документе нужно указать размер суточных. Закон не ограничивает работодателя ни в минимальной, ни в максимальной сумме. Можно предусмотреть разный размер суточных для рядового персонала и, например, для руководства. Однако предусмотрен максимальный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ: 700 рублей для внутренних командировок, 2500 рублей при поездках за границу.

Если фирма выделяет больше денежных средств, то все, что превышает указанную сумму, облагается налогом. В положении можно установить предпочтительные виды транспорта и уровень комфорта поездок, целесообразность использования такси и т.д. Например, бронировать купе поезда или эконом-класс самолета для специалистов, СВ и бизнес-класс — для менеджеров высшего звена.

Таким же образом можно разработать предписания по найму жилья – например, съемная квартира или 3-х звездочная гостиница для персонала; пятизвездочный отель – для руководства.

Приказ о направлении работника в командировку

Приказ может быть оформлен на одного или нескольких сотрудников. В приказе указывают название организации и ФИО сотрудника, его табельный номер, должность и название структурного подразделения (отдел, департамент и т.п.). Указывается место поездки, срок и цель: например, участие в конгрессе или выставке.

Обязательно заполняется графа «Основание для командировки» — им может быть план, служебная записка о необходимости поездки, служебное задание работнику и другие документы. В приказе указываются реквизиты этих бумаг, сами документы также прикладываются.

Приказ подписывает руководитель и командировочный в строке «С приказом ознакомлен».

Командировочные расходы в приказе не указываются, поэтому его отправляют в бухгалтерию, чтобы оформить суточные.

Возмещение расходов

Право на получение аванса дает приказ, то есть документальное оформление командировки. Деньги могут быть перечислены на карточку или счет уезжающего, а также выданы наличными. Точные сроки выдачи аванса законодательно не установлены, но это должно обязательно произойти до отъезда (согласно Постановлению Правительства № 749 от 13 октября 2008 г).

Размер аванса определяется исходя из размера суточных, стоимости проезда до места назначения и стоимости проживания.

Сидоров направляется из Москвы в Ростов, летит туда и обратно самолетом. Вылет 01 октября, прибытие назад 10 октября. Таким образом, длительность командировки составляет 10 суток.

Авиабилеты туда и обратно обошлись в 60 000 руб, отель – 20 000, суточные составят 1000*10=10 000. Таким образом, Сидорову следует выдать 60+20+10=90 тысяч рублей аванса.

Документальное оформление расходов в служебной командировке

Статья 168 Трудового кодекса предписывает компенсировать стоимость проезда до места назначения и обратно, стоимость проживания, ежедневные дополнительные (суточные) и другие расходы.

Командированный сотрудник обязан документально подтвердить все эти траты:

  • Проезд: наличием билетов, в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона.
  • Проживание: чеком из гостиницы или другого объекта, где человек проживает во время командировки;
  • Прочие расходы: чеками за товары или услуги, квитанции, счета.
  • Расходы на питание подтверждать не нужно – их оплачивают за счет суточных.

По возвращении на рабочее место прибывший заполняет авансовый отчет, в котором описывает затраты и подтверждающие их документы.

В авансовом отчете указывается:

  1. Название предприятия и его подразделения.
  2. ФИО и должность работника, его табельный номер.
  3. Сумма выданного аванса и его назначение.
  4. Наличие остатка или перерасхода средств.
  5. Реквизиты всех документов, которые подтверждают расходы.

Документальное подтверждение трат имеет значение не только для руководства компании. Если агент по продажам съездил в другой город, где заключил контракт, но потерял проездные билеты, компания может компенсировать ему расходы на основании отчета о командировке (оформляется в свободной форме).

Однако налоговая служба такое подтверждение расходов не примет, а это имеет значение при подсчете налога на прибыль. То есть не доказанные командировочные траты провести как расходы не удастся.

Правильно учесть все бумаги и оформить расходы помогут специалисты сервиса Главбух.Ассистент. Им удобно поручить все задачи, связанные с кадровым документооборотом, учетом и отчетностью. Помощь профессионалов поможет вам освободить время для развития бизнеса и не отвлекаться на рутинные дела.

Командировка за границу

Документальное оформление поездки в другую страну производится так же, как и оформление местной командировки. Однако есть различия в финансовом обеспечении:

Во-первых, обязательной компенсации кроме проезда и проживания подлежат:

  • загранпаспорт и визовое оформление,
  • консульский сбор,
  • обязательная медицинская страховка.

Обычно проживание в другой стране обходится дороже, поэтому предусмотрен больший размер суточных и они выплачиваются в валюте страны прибытия.

Схема расчета суточных выплат предложена в Постановлении Правительства №749.

День пересечения границы РФ считается первым днем, за который оплачиваются суточные в размере, предусмотренном для заграничных командировок и в валюте. День пересечения границы России при возвращении оплачивается по внутреннему тарифу и в рублях. Дату пересечения границы следует подтверждать документально – это может быть отметка в загранпаспорте, билеты или другие документы.

По прибытии заполняется авансовый отчет, но все подтверждающие счета, квитанции, чеки и прочее необходимо построчно перевести на русский язык.

Некоторые требования регулирующих органов относительно подтверждающих чеков и билетов противоречивы (возможность предоставления дубликатов и др.), поэтому лучше прилагать оригинальные квитанции. Гарантию правильного оформления отчетов дадут опытные аутсорс-специалисты.

Сравнительная таблица оформления внутренней и заграничной командировки

Внутренняя поездка

Зарубежная командировка

Основание для отправки в командировку

Приказ или распоряжение

Приказ или распоряжение

Дата начала

День отъезда

Дата пересечения границы РФ

День окончания

День приезда

Последний день перед датой пересечения границы РФ

Суточные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, руб.

700

2500

Валюта

Рубли

Валюта страны прибытия

Основание для указания командировочных расходов

Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы

Авансовый отчет + документы, подтверждающие расходы, переведенные на русский язык

Дополнительные нюансы

В командировку может поехать любой сотрудник на любом транспорте, в том числе на своем личном, и в любой день недели. Рассмотрим эти случаи подробнее.

Как оформить командировку директора

Первое лицо компании отправляется в поездку по тем же правилам: оформляется приказ о направлении в командировку, который руководитель выписывает сам для себя.

Важный момент: в приказе обязательно следует указать лицо, которое будет исполнять обязанности руководителя на время его отсутствия. Если командировки составляют значительную часть работы начальника, порядок его замещения стоит прописать отдельным положением или распоряжением.

Командировка на машине

В случае поездки на собственном транспорте для подтверждения дат начала и окончания командировки понадобятся автозаправочные чеки.

Командировка на служебном автомобиле должна сопровождаться путевыми листами, где указываются даты начала и окончания поездки, расход топлива и другие расходы.

Командировка в выходной

Если сотрудник будет уезжать в выходной или праздничный день, нужно получить его письменное согласие до издания приказа о направлении в командировку. Работа в выходные оплачивается по двойному тарифу или в размере двойного дневного оклада.

Pin It on Pinterest

Share This