Как составить должностную инструкцию замгендиректора

Нетология

Обязательно ли составлять инструкцию для должности заместителя директора

Должностные инструкции не обязательны даже для рядовых сотрудников, тем более для руководителей. По закону их вполне могут заменить трудовые договоры, в которых подробно расписаны функции специалиста. Несмотря на это, кадровики советуют не пренебрегать составлением инструкций, чтобы максимально конкретизировать условия работы.

Должностная инструкция регулирует взаимоотношения сторон. Ссылаясь на нее, вы сможете отказать в приеме на работу без последствий, если потенциальный зам. директора не соответствует требованиям. Кроме того, она позволяет объективно оценивать деятельность специалиста, а при необходимости — расторгать трудовые отношения без лишних разбирательств, налагать дисциплинарные взыскания и т.д. 

Полезный инструмент: бесплатное приложение с образцами кадровых документов. 

Читайте также: Управляющий ИП как директор в ООО

Как разработать должностную инструкцию зам. директора

Привлеките к разработке проекта и содержания HR-специалистов, кадровиков, членов профсоюза, юристов. Установите вид должностной инструкции — она может быть как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору. Заполните «шапку» бланка, после чего приступайте к составлению разделов. 

Образец заполнения «шапки» должностной инструкции:

 

Скачать 

Общие положения

1. Порядок назначения на должность

Напишите, кем принимается решение о назначении на должность и освобождении от нее. Если в решении этих вопросов требуется участие нескольких человек, перечислите всех.

2. Требования к квалификации

Укажите уровень подготовки, требования к стажу, опыту работы. 

3. Требования к знаниям

Перечислите основные и дополнительные требования. Чем подробнее вы распишете этот пункт, тем легче будет расстаться с работником, если он вас не устроит в период прохождения испытательного срока. 

4. Чем руководствуется зам. директора

УБРиР [CPS] RU

В этом разделе приведите перечень документов, на которые опирается сотрудник при принятии решений. Это могут быть локальные акты организации, связанные с трудовой деятельностью, Кодексы РФ и т.д.

5. Место работы в структуре подчиненности

Укажите, кому подчиняется заместитель генерального директора, кто находится у него в подчинении. Не обязательно приводить Ф.И.О. подчиненных, достаточно перечислить должности. 

6. Кем заменяется сотрудник в случае болезни, нахождения в отпуске

Выбирайте в качестве временного заместителя сотрудника, который имеет нужные знания, опыт работы. Это может быть любой другой руководитель или сам генеральный директор. 

Образец заполнения раздела:

Скачать  

Читайте также: Как оформить должностную инструкцию генерального директора ООО: образец 2019

Должностные обязанности заместителя директора

Перед заполнением раздела изучите нормативную документацию, в том числе Квалификационные справочники, базовые требования к должности, ТК и т.д. Проанализируйте бизнес-процессы, проведите анкетирование сотрудников, чтобы понять, какие пункты включить в акт. Постарайтесь как можно точнее описать трудовые функции зам. директора, участки и объемы работы. 

Образец заполнения раздела:

Скачать 

Читайте также: Должностная инструкция коммерческого директора. Как правильно заполнить

Права

В этом разделе должностной инструкции заместителя директора перечислите все права специалиста, например, визировать документы, знакомиться с проектами решений руководителя, запрашивать и получать документы, обращаться с предложениями и т.д. 

Образец заполнения раздела:

Скачать 

Читайте также: Смена генерального директора в ООО: пошаговая инструкция 2019

Ответственность

Укажите, за что может понести наказание заместитель директора, перечислите виды ответственности. Не уточняйте информацию, в противном случае при возникновении проблем доказать вину специалиста будет сложно. Ссылайтесь на ТК, УК, КоАП, ГК, но не конкретизируйте статьи. 

Образец заполнения раздела:

Скачать 

Читайте также: Продление полномочий директора ООО: правила оформления

Порядок пересмотра

Установите порядок пересмотра документа, так как должностные обязанности зам. директора, его права, ответственность или другие разделы могут изменяться со временем. 

Образец заполнения раздела:

Скачать 

Читайте также: Когда директор вправе уйти досрочно

Что делать с готовой инструкций заместителя директора

Шаг №1. Завизируйте и утвердите документ  

После составления документа, подпишите его и поставьте визу в нижней части бланка на оборотной стороне листа, где для этого предусмотрено специальное место. 

Важно! Виза всегда включает в себя подпись, должность сотрудника, расшифровку подписи, а также дату подписания документа (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003)

Утвердите инструкцию зам. директора приказом, который также введет ее в действие. Если инструкция не имеет особенностей, например, срок ее действия не ограничен по времени, не установлен порядок пересмотра, можете не издавать отдельный приказ, а поставить гриф на самом документе. Для этого напишите на последней или первой странице должностной инструкции следующее:

  • слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек,
  • должность уполномоченного сотрудника, который утверждает локальный акт,
  • поставьте подпись, инициалы, дату утверждения или попросите это сделать ответственное лицо, например, директора по управлению персоналом, генерального директора, кадровика.  

Скачайте заполненный образец должностной инструкции заместителя генерального директора. Сравните документ, составленный вами, с шаблоном. Устраните выявленные недочеты до того момента, как сотрудник поставит свою роспись в нем. 

Шаг №2. Ознакомьте зам. директора с документом

Попросите его расписаться на листе, который прикрепите к должностной инструкции, в журнале ознакомления с локальными актами, а также на экземпляре, который вы будете хранить в организации. Если он не согласен это делать, оформите соответствующий акт, который подтвердит, что вы выполнили свои обязанности по ознакомлению сотрудника с документами (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). 

Шаг №3. Передайте инструкцию на хранение

Отдайте один экземпляр сотруднику, а второй оставьте в компании. Храните его в архиве на протяжении пяти лет. Не уничтожайте должностную инструкцию ранее этого срока, даже если вы разработали новую или зам. директора уволился. 

Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This