Лист ознакомления с приказом: инструкция и образец

Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?

В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия обязан довести информацию, которая содержится в локальном нормативном документе, до каждого работника, которого так или иначе коснется приказ. Это нужно для своевременного исполнения содержащихся в этом документе распоряжений. Не менее важно получить подтверждение, которое будет означать, что все заинтересованные лица ознакомились с локальным актом.

Если речь идет об одном или двух-трех сотрудниках, то свои подписи они оставляют непосредственно на листе с приказом. Но как быть, если распоряжение касается большого количества людей? 

С этой целью разрабатывается отдельный лист ознакомления с приказом – его образец издается в одном экземпляре. Документ позволяет письменно зафиксировать тот факт, что человек прочитал приказ, ему понятно его содержание и самое главное – он с ним согласен. Подобная процедура необходима в том случае, если распоряжение касается большого количества сотрудников, например, при издании приказа по технике безопасности или по назначению смен.

С примерами бланков и правилами их заполнения вы сможете подробно познакомиться здесь: Бланки и образцы документов, инструкция по их заполнению и скриншоты образцов. 

Зачем нужна подпись работника?

Трудовые взаимоотношения работодателя и работника опираются на законодательную базу. При этом устные договоренности никакой юридической силы не имеют. Для руководителя лист ознакомления с приказом – доказательство того, что с распоряжением, как того и требует закон, были своевременно ознакомлены все заинтересованные лица. 

Такой документ может пригодиться при разрешении трудовых споров. Образец приказа с ознакомлением под роспись вправе затребовать представители трудовой инспекции. Отсутствие автографа будет квалифицироваться как факт того, что конкретный сотрудник не был проинформирован о распоряжении. Нерадивый работник может воспользоваться этим и уклониться от исполнения приказа.

И напротив, если в листе ознакомления с положением есть образец подписи работника, тому не удастся объяснить причину невыполнения необходимых действий незнанием текста приказа. 

Не знаете, как составить приказ с соблюдением всех законодательных норм? Читайте статью Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу. Правила заполнения. 

Важные нюансы:

  1. Проставляя подпись, сотрудник должен точно указать дату – это поможет доказать, что ознакомление с распоряжением произошло своевременно.
  2. Если в момент подписания приказа работник отсутствует, например, находится на больничном, приложение к приказу об ознакомлении с документами надо дать подписать ему в первый день возвращения.
  3.  В списке, который фигурирует в листе ознакомления с приказом, должны быть подписи всех заинтересованных сотрудников. Подделывать чью-то подпись недопустимо – это грозит уголовной ответственностью.
  4.  Если кто-то из персонала отказывается поставить свой автограф, нужно составить соответствующий акт. Помимо руководителя в нем должны расписаться два свидетеля.

Акт об отказе от росписи можно скачать здесь. 

Как составить лист ознакомления с приказом

Унифицированная форма бланка ознакомления с приказом отсутствует. Поэтому у работодателей есть право разработать свою версию документа. По сути, это просто таблица, количество горизонтальных столбцов в которой соответствует числу работников, для которых обязательно ознакомление с приказом под роспись – образец каждой из них необходимо проставить напротив соответствующей фамилии.

Формат листа ознакомления схож с графиком отпусков (образец ниже).  

Если штат на предприятии большой, а ознакомить с приказом нужно практически всех, может потребоваться несколько листов: их нужно скрепить вместе, пронумеровав каждый из них.  

Вертикальные столбцы должны включать все необходимые реквизиты:

  • порядковый номер работника,
  • ФИО сотрудника,
  • его должность,
  • при необходимости – название подразделения, в котором он работает,
  • дату ознакомления с распоряжением,
  • подпись сотрудника.

Допустим и вариант всего из двух столбцов: в первом указываются ФИО работника, во втором каждый сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», под записью – роспись и дата, образец такого документа ниже:  

Лист ознакомления с приказом №43 «О технике безопасности при работе на высоте»

Приказ доведён

ФИО, подпись

С приказом ознакомлен

11.09.18

Огарков С. П.

С приказом ознакомлен

10.09.18

Тарасенко В. Т.

С приказом ознакомлен

11.09.18

Вавилова С. Л.

С приказом ознакомлен

13.09.18

Комаров А. Е.

С приказом ознакомлен

11.09.18

Протасов П. Е.

 

В шапке документа необходимо указать:

  • полное название организации,
  • название нормативного документа,
  • номер и краткую суть распоряжения,
  • дату издания приказа.

Пустой бланк листа ознакомления с приказом скачать здесь. 

Задачи по составлению листа ознакомления с приказом и его заполнению обычно возлагают на  кадрового специалиста — штатного или на аутсорсе. Документ распечатывают в одном экземпляре на листе формата А4, при желании можно использовать фирменный бланк организации. Допускается заполнение как на компьютере, так и от руки. Главное условие – все подписи должны быть оригинальными. Заверять документ печатью нет необходимости. Заключительная часть – регистрация документа в Журнале учета внутренних актов.

Читайте также: Как составить приказ по охране труда на предприятии. 

На подпись сотрудникам лист ознакомления с приказом рекомендуется предоставить в день издания распоряжения или в ближайшие несколько дней. После этого руководитель организации должен проверить, что в листе расписались все сотрудники, до которых требовалось донести информацию.

Лист ознакомления с приказом: правила хранения

Лист ознакомления с образцами подписей всех сотрудников должен храниться в кадровой службе организации вместе с приказом, дополнением к которому и выступал данный документ. Для этой цели необходимо отвести отдельную папку. Законодательство не оговаривает прямо сроки хранения подобных локальных актов. Но подразумевается, что листок с подписями работников необходимо хранить до тех пор, пока не завершится период действия распоряжения. 

Автор: Ирина Климакина

Pin It on Pinterest

Share This