Онлайн-кассы для турагентства: как выбрать и как пользоваться

О чем вы узнаете:

  • о работе с онлайн-кассами в турагентствах в 2019 году
  • о том, какую онлайн-кассу выбрать для турагентства
  • о правилах регистрации онлайн-кассы
  • о заключении договора с ОФД
  • о том, что делать, если у вашего турагентства уже есть онлайн-касса
  • о том, как работает онлайн-касса в турагентстве
  • о том, как пользоваться онлайн-кассой в турагентстве
  • о специфике пробития кассового чека в турагентстве
  • о штрафах за работу турагентства без онлайн-кассы

Работа с онлайн-кассами в турагентствах в 2019 году

С начала июля 2019 года туристические агентства обязаны использовать онлайн-кассу при расчетах с клиентами. До этого можно было использовать бланки строгой отчетности, записывая туда все сведения о сделке. Однако теперь БСО канули в лету.

Их заменил кассовый чек.

Вся информация о продавце, клиенте, услугах должна быть отражена в этом документе.

Кассовую технику применяют все турагентства с 1 июля 2019 года, независимо от того, есть ли у них работники или нет.

Объясним это на примере двух ситуаций: крупное турагентство на УСН с онлайн-кассой и ИП без работников, оказывающий услуги турагентства.

Онлайн-касса в турагентстве на УСН

Турагентство на УСН с работниками обязано применять кассовую технику, причем чек для него является своего рода бухгалтерским документом. В нем отражаются основные данные, связанные с расчетом с клиентом.

Турфирме, чьи основные операции происходят в компьютере, подойдет такой тип кассы, как фискальный регистратор. Он подключается непосредственно к компьютеру и печатает чеки.

Фискальным регистратором управляет кассовая программа – приложение, способное работать совместно с другими системами, как сайтом, так бухгалтерской программой.

Турагентам мы рекомендуем облачную кассовую программу, которая имеет функции CRM и хранит данные клиентов, контрагентов и все документы по каждой сделке.

Также существуют решения, которые позволяют с помощью кассовой программы принимать платежи с сайта.

Например, сервис «Бизнес.Ру Онлайн Чеки» соединяет физическую онлайн-кассу, которая стоит в офисе турагентства, с платежным агрегатором сайта. Таким образом можно сэкономить: не нужно иметь отдельно две кассы, для интернета и офиса.

Подключи имеющеюся кассу к интернет-магазину от 300 рублей в месяц

  • Подключение любой уже имеющейся у вас кассы
  • Поддержка большинства известных касс
  • Подключение и настройка оборудования и программ
  • Сделаем все за вас

Подключи имеющеюся онлайн-кассу к интернет-магазину >>

Онлайн-касса для турагенства ИП без работников

У ИП, который оказывает услуги турагентства без работников, возникает вполне резонный вопрос: если действует отсрочка на внедрение онлайн-касс для ИП без работников, то попадают ли ИП-агенты под это поблажку?

Эксперты из ФНС поясняют, что отсрочка на турагентов не распространяется.

По закону, не ставить до 2021 года кассу могут лишь те ИП, чья работа попадает под самозанятость. Т.е. они должны самостоятельно оказывать услуги, за которые берутся деньги.

Турагенты – это лица, которые помогают туроператорам, консультируя и подбирая туры для населения. При этом они взимают деньги за тур на свой счет, а потом перечисляют турагентству, оставляя за собой процент. Поэтому как самозанятый агент рассматриваться не может.

Следовательно, турагент ИП без работников обязан установить онлайн-кассу с 1 июля 2019 года.

Какую онлайн-кассу выбрать для турагентства

Турагентству подойдет онлайн-касса с небольшим количеством рабочих функций. Простой ККТ для печати нескольких чеков в день будет вполне достаточно. Поэтому при выборе онлайн-кассы обратите внимание на фискальные регистраторы. Они работают с компьютером и могут печатать чеки, получая реквизиты из кассовой программы и CRM.

Второй вариант – смарт-терминалы. Это вид онлайн-касс с небольшим экраном или планшетом, на который установлена кассовая программа, и с чековым принтером. Они так же, как и фискальные регистраторы выполняют все необходимые функции: отправляют чеки ОФД, печатают их, хранят фискальные документы на ФН.

При выборе стоит обратить внимание на характеристики аппарата:

  • есть ли аккумулятор (при работе на выезде);
  • скорость печати чека;
  • способ подключения к интернету.

Также перед приобретением кассы важно убедиться, что она есть в реестре налоговой. Это гарантия, что ККТ соответствует 54-ФЗ.

Скачать актуальный реестр онлайн-касс>>>

Какую купить онлайн-кассу для турагентства

Модель кассы

Вид

Скорость выдачи чека, мм в секунду

Аккумулятор

Способ подключения к интернету

АТОЛ 1Ф

Фискальный регистратор

50

отсутствует

через подключение к компьютеру по micro-USB

АТОЛ 15Ф

Фискальный регистратор

50 

присутствует

wi-fi

Касса Ф (Дримкас)

Смарт-терминал

70 

отсутствует

wi-fi, Ethernet

АТОЛ 30Ф

Фискальный регистратор

100

отсутствует

wi-fi, Ethernet

Штрих-Онлайн

Фискальный регистратор

75

отсутствует

Ethernet

Касатка 1-Ф (Касатка 7)

Смарт-терминал

18

присутствует: 2500 мАч, 5000 мАч — опция

GPRS, WCDMA, Ethernet, WiFi, Bluetooth

Эвотор 5

Смарт-терминал

50

присутствует

Wi-Fi или GSM

Эвотор 7.3

Смарт-терминал

90

присутствует

Wi-Fi (IPv4), Bluetooth 4.0, GSM 2G, 3G, Ethernet

Вики-Принт 57Ф

Фискальный регистратор

80

отсутствует

Wi-Fi и Ethernet

Подробнее о выборе кассы для своего бизнеса читайте тут>>> 

Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу

Для исполнения 54-ФЗ необходимо не только купить, но и зарегистрировать кассовый аппарат в ФНС. 

Нужно пройти стандартную процедуру, но с одним исключением в регистрации онлайн-кассы. Турагентства в 2019 году в форме регистрации должны указать, что они являются агентами.

Эта информация обязательна, так как иначе все деньги за путевки, которые агентство заработало за квартал, у ФНС будут отражены как прибыль именно турагентства, а не разных туроператоров и отелей.

Подробная инструкция регистрации онлайн-кассы здесь>>> 

Важно! При регистрации важно не ошибиться при записи номера фискального накопителя, который вы передаете в налоговую. Если вы укажете неверные реквизиты ФН, придется покупать новый фискальный накопитель.

ФНС, чтобы исключить подделки, ведет реестр зарегистрированных ФН.

Скачать актуальный реестр фискальных накопителей>>>

Заключение договора с ОФД

Перед регистрацией кассового аппарата необходимо заключить договор с ОФД – компанией, которая будет шифровать, хранить и передавать данные из онлайн-кассы в налоговую.

Специальных ОФД для туроператоров не существует, можно выбрать один из списка зарегистрированных в ФНС.

О том, как выбрать ОФД, заключить с ним договор и сколько это стоит, читайте тут>>> 

Налоговая периодически обновляет список организаций, получивших разрешение на обработку фискальных данных.

Скачать актуальный список ОФД>>>

Если у вашего турагентства уже есть онлайн-касса

Что делать, если туристическая фирма поставила онлайн-кассу загодя, в 2018 году, и печатает кассовые чеки вместе с БСО? В этом случае необходимо с 1 июля 2019 года:

  • отказаться от БСО;
  • перегистрировать онлайн-кассу с пометкой, что вы являетесь комиссионером (агентом), так как в 2018 году такой графы еще не было;
  • проверить, все ли реквизиты чека вносятся правильно.

Понять, какие особые реквизиты необходимы, расскажем далее.

Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы в налоговой здесь>>> 

Как работает онлайн-касса в турагентстве

Как пользоваться онлайн-кассой в турагентстве

Основные правила, как работать турагентству с онлайн-кассой:

  1. Каждый день открывать и закрывать смену.
  2. За каждым из агентов может быть закреплена своя касса. Или же надо иметь собственного кассира. Важно в чеке печатать ИНН кассира, который заранее программируется.
  3. Если передача денег происходит раньше, чем подписываются документы, то печатается чек с признаком «аванс».
  4. При расчете выбивается чек с признаком расчета «предоплата 100%», после окончания тура – зачет предоплаты.
  5. В чеке надо указывать имя туроператора. Если этого не делать, придется платить налог с выручки. Так что времена, когда агент, получая деньги, не знал, с каким туроператором он направит клиента в отпуск, прошли.

Важно! В теге [1030] обязательно отмечается название услуги, тура.

Что же касается настройки онлайн-кассы для турагентства в 2019 году, то все зависит от модели кассовой техники. Все фискальные регистраторы и смарт-терминалы поддерживают печать чеков с особыми реквизитами для туристических фирм.

Советуем выбирать кассовую программу, которая дает возможность указать сведения о покупателе в чеке.

Специфика пробития кассового чека в турагентстве

Туристические фирмы имеют дело с особыми расчетами, которые специфически отражаются в чеках. Далее разберем несколько ситуаций:

  1. Случай, когда клиент оплачивает всю путевку сразу заранее.
  2. Случай, когда клиент вносит авансовый платеж, но конечная сумма тура еще неизвестна (например, клиент собирается выбрать и доплатить за экскурсии).
  3. Когда расчет происходит с компанией или ИП (например, турагентство покупает билеты для командировки сотрудника ООО).
  4. Продажа турпутевки со страховкой.
  5. Возврат предоплаты, если тур не состоялся.

Бронирование и оплата путевки заранее

Большинство покупателей оплачивают путевку до отъезда в путешествие. Для оформления таких расчетов существует специальный признак способа расчета, называемый «Предоплата». Его заносят в тег 1214.

Далее, в день отправления клиента в тур, оформляется еще один чек с признаком способа расчета «Зачет аванса» (по 54-ФЗ предоплата также считается авансом).

Существует два мнения, когда надо пробивать чек с зачетом аванса: в момент передачи пакета документов на тур или же в день отправления клиента в тур. Налоговая служба пока не выпустила методических рекомендаций на этот счет. Однако сотрудники ФНС на вебинаре сообщали, что зачет аванса надо делать в момент окончания оказания услуги. Когда именно, зависит от учетной политики организации. Это может быть день начала тура или день его окончания.

Подробно о формировании чеком со способом расчета «Предоплата» читайте в этой статье>>> 

Бронирование тура без информации о конечной цене

Турфирмы сталкиваются с ситуациями, когда клиент платит за тур с неизвестной окончательной ценой. Например, покупатель вносит деньги за отель и билеты, а об экскурсиях собирается еще подумать.

В этом случае эксперты из ФНС рекомендуют оформлять чек с признаком способа расчета «аванс».

Следующие чеки зависят от поведения клиентов:

  1. Клиент отказывается от экскурсий? Тогда стоимость услуги совпадает с авансом, и надо просто выбить чек «зачет аванса». 
  2. Клиент решил оплатить услуги за экскурсии. Нужен еще один чек, оформляемый по принципу частичной предоплаты:

[1214] Признак способа расчета: Предоплата

[1079] Цена: 105 000 руб. – стоимость тура

[1020] Сумма расчета по чеку: 105 000 руб.

[1081] Сумма по чеку наличными: 5000 руб.

[1215] Зачет аванса: 100 000 руб.

В дату начала тура выбивается чек с зачетом аванса.

Если цена за услуги в итоге оказалась меньше, чем внесенный аванс, то помимо возврата части денег необходимо это отметить в документах:

  • чеке с зачетом аванса;
  • чеке возврата, указав сумму.

Расчет с ИП или ООО

Необходимо указать данные о покупателе, если тур или билеты продаются ИП или ООО:

  • ФИО покупателя (для ИП) [тег 1227];
  • ИНН покупателя [тег 1228].

Турпутевка со страховкой

Если туристические услуги включают оплату страховки, вам также необходимо внести в чек данные об ИНН покупателя. Это прописано в пункте 6.2 54-ФЗ.

Если у покупателя нет ИНН, то необходимо написать в эту графу номер паспорта.

Возврат предоплаты

В случае необходимости возврата клиенту предоплаты за тур (это частая история в настоящее время – если определенное количество людей в чартерный самолет не набирается, тур могут отменить), необходимо выдать чек с возвратом прихода.

При этом в чеке обязательно указывается то же название тура и ИНН покупателя (в случае, если он был отмечен), которые были в чеке предоплаты.

Подробную статью о чеке с возвратом прихода можно прочитать по ссылке>>> 

Штрафы за работу турагентства без онлайн-кассы

Если онлайн-кассу турагентство в 2019 году не установило, то оно может быть наказано в соответствии с 54-ФЗ. В частности, его ожидают:

  • штраф размером 70-100 % от выручки (30 000 рублей – для фирм, 10 тыс. рублей – для ИП);
  • приостановление деятельности фирмы на три месяца, если управляющий или собственник не поставил онлайн-кассу после замечания налоговиков об отсутствии ККТ. Наказание обязательно последует, если размер предполагаемой скрытой выручки составит 1 млн рублей или более.

Подробнее о всех штрафах за онлайн-кассы и о том, как их избежать, читайте тут>>>

Pin It on Pinterest

Share This