Оптимизация бизнес-процессов: как настроить компанию на работу

Оптимизация бизнес-процессов – комплекс мероприятий, направленных на повышение эффективности деятельности компании. Вопреки распространенному заблуждению, для этого необязательно наполовину сокращать штат и вводить на предприятии тотальную экономию. Важнее избавиться от элементов бизнеса, которые препятствуют достижению цели. Главное – вовремя определить целесообразность проведения мероприятия, чтобы избежать финансовых потерь.

Зачем нужна оптимизация

Максимально уменьшить расходы – первое, что приходит в голову бизнесменам, которых не устраивает прибыль или эффективность управления организацией. Но ни увольнения сотрудников, ни поиск «дешевых» подрядчиков желаемого эффекта, как правило, не дают. Причина – в неправильном понимании бизнес-задачи.

Вне зависимости от вида бизнеса оптимизация начинается с определения конечного ориентира. Затем нужно выбрать кратчайший путь, который приведет к нему с минимальными потерями. Оптимальное состояние бизнеса – выпустить продукт, товар или услугу с минимальными затратами и увеличить его продажи. Это глобальная задача, из которой важно «вычленить» наиболее важную для конкретной фирмы, например:

• Уменьшить себестоимость товара (услуги);
• Сократить время на выполнение каждой операции;
• Улучшить качество продукции (услуг);
• Повысить прозрачность происходящих в организации бизнес-процессов, усилить контроль над функциями отдельных подразделений;
• Высвободить финансовые ресурсы, необходимые для развития предприятия;
• Усовершенствовать управление организацией, планирования деятельности.
• проектирование промышленных объектов

Действия по оптимизации бизнес-процессов компании эффективны на любом этапе развития, так как позволяют увидеть существующие проблемы и понять способы их устранения.

Как понять, что оптимизация необходима

Осознать необходимость в преобразовании устоявшихся действий позволяют четкие признаки:

• Отсутствие тщательного контроля в отношении основных аспектов производства;
• Недостаточно высокое качество продукции (услуг);
• Медленное принятие решений, затягивание с их выполнением;
• Неоправданные затраты (как временные, так и материальные) на выполнение отдельных операций;
• Отсутствие четкого разделения ответственности между сотрудниками подразделений. Следствие – увеличение напряженности среди персонала.
• Отсутствие результатов вопреки увеличению расходов.

Практически это может выражаться в нарушении сроков доставки, увеличении количества бракованной продукции, росте недовольства со стороны клиентов, задержках с начислением налоговых платежей.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

• Ведем бухгалтерский учет за вас
• Сами сдаем налоговую и бухгалтерскую отчетность
• Оптимизируем налоги

Посмотреть цены

Этапы работы

При составлении плана учитываются специфика предприятия, количество персонала, организация сотрудников. При оптимизации бизнес-процессов пошаговое руководство будет таким:

1. Составление детальной картины происходящих в организации процессов: как подразделения взаимодействуют друг с другом, как происходит принятие решений, как проводятся приемка и отгрузка продукции и т. д.
2. Определение показателей эффективности. Обычно это временные и материальные затраты на выпуск товара или услуг. Во внимание нужно принимать и мнение сотрудников, которые непосредственно участвуют в производстве;
3. Анализ существующей работы для выявления потерь эффективности – на каком этапе это происходит, по какой причине?
4. Поиск избыточных узлов. К ним относятся промежуточные операции, которые не являются обязательными, действия, которые можно полностью или частично исключить или модернизировать их;
5. Моделирование бизнес-процесса, каким он должен стать после всех усилий;
6. Реализация полученной модели.

Через некоторое время выполняется анализ полученного результата и его фиксация, если удалось добиться задуманного. Важно, чтобы в реализации проекта участвовали все сотрудники. Положительное отношение персонала к грядущим изменениям повышает эффективность модернизации.

Читайте также: 7 способов повышения рентабельности продаж

Методы оптимизации бизнес-процессов

Усовершенствование существующих производственных и управленческих операций происходит с использованием различных способов.

1. SWOT-анализ – метод, подразумевающий тщательный анализ сильных и слабых сторон бизнеса, вероятных рисков и перспектив развития. Планирование стратегии включает устранение уязвимых узлов и сведение к минимуму внешних угроз. Позволяет сформировать общую картину того, что происходит на предприятии и спрогнозировать воздействие внешних факторов;
2. Бенчмаркинг – способ, в ходе которого анализируется деятельность эффективных конкурентов в аналогичной сфере. Выявление и анализ продуктивных факторов развития конкурентных фирм позволяет оценить преимущества внедрения в собственный бизнес. Сложность метода заключается в том, что подобная информация отсутствует в открытом доступе и ее получение связано с определенными проблемами;
3. Причинно-следственный способ (диаграмма Исикавы или «рыбья кость») – определение причин, негативно влияющих на функционирование организации. Построение диаграммы упрощает понимание проблемы – к каким последствиям приводит каждый фактор. Предварительное использование бенчмаркинга и SWOT-анализа упростит задачу;
4. FAST или мозговой штурм – методика быстрого принятия решений. В основе лежит экспресс-анализ отдельных действий группой сотрудников. На выработку решений выделяется несколько дней. Каждый участник предлагает способы оптимизации бизнес-процессов, которые, по его мнению, помогут добиться улучшения результатов. Окончательное решение принимает руководство предприятия;
5. Инжиниринг – совершенствование путем применения информационных технологий. Подразумевает точный и полный анализ всех операций по отдельности, определение пути постепенной модернизации с учетом потребностей клиентов;
6. Реинжиниринг – радикальная методика, базирующаяся на полном изменении бизнес-процессов для достижения резких изменений в функционировании предприятия. Подразумевает внедрение инновационных технологий, совершенствование технических средств производства, привлечение инвестиций. Требует участия профессиональной команды менеджеров.

Пример оптимизации бизнес процессов

Компания «N» производит продукцию, которая реализуется по всем регионам России. Есть собственный логистический центр, выполняется доставка товара своим транспортом. Поводом для внедрения изменений стало повышение расходов на содержание центра и, несмотря на это, отсутствие улучшения результатов. Главная задача – снизить затраты, не потеряв при этом клиентов, а напротив, увеличив их количество.

Первоначально найдены решения:

1. Обновить автопарк, тем самым сэкономив на обслуживании и ремонте;
2. Покупать топливо с более низкой ценой;
3. Повысить тарифы на доставку.

В ходе изучения работы предприятия эти решения признаны неэффективными. После применения таких технологий оптимизации бизнес-процессов, как бенчмаркинг и причинно-следственный анализ, выявлены слабые точки: недостаточное количество транспорта, длительные сроки доставки, низкая эффективность пунктов самовывоза. На основании полученных данных были выработаны действия по модернизации:

1. Передать часть операций по доставке на аутсорсинг (транспортным организациям);
2. Предоставить скидки клиентам, которые готовы забирать товар самостоятельно;
3. Открыть филиалы по производству основной продукции в регионах.

Таким образом, эффективное управление оптимизацией бизнес-процессами позволило сократить издержки и увеличить прибыль компании на 12 %.

Читайте также: 10 способов снизить издержки в розничном магазине

Типичные ошибки оптимизации

Здесь представлены наиболее распространенные ошибки. Список неправильных шагов может быть намного шире – он включает отсутствие профессионализма у специалистов, неправильный выбор инструментов. Поэтому важно заранее решить: справитесь ли вы собственными силами или целесообразнее нанять сторонних консультантов.

Автор: Ирина Климакина