Справка об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию

Для того, чтобы достичь большей эффективности в работе связанной с документацией, важно уметь правильным образом организовать, а также вести учет обороту документов, содержанию их в архиве и в применении деятельности компании. Оборот документов на предприятии означает проведение процедур с помощью тех или иных документов, и прохождения ними пути от создания до достижения своей цели или же отправки на другой объект. Ля каждого документа имеется свое личное место, которое отводится ему в определенном потоке. Это позволяет не путаться в разнообразной документации. Документы делятся на такие виды: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние. Кроме этого есть отдельная категория документов, которые направляются или же поступают из уполномоченных на то управляющих органов, или организаций, подведомственных им. Поток документов – это все документы, которые выполняют свою конкретную роль в рабочем процессе и помогают предприятию достичь поставленных целей.

Отличительная характеристика оборота документации заключается в его объеме. Объем документов исчисляется их количеством. При этом общее число документов складывается как из поступающих бумаг извне, так и из документов, которые создает сама компания за какой-то отдельный промежуток времени, чаще все рассматривается количество документов за год. Объем является одним из наиболее важных показателей, поскольку берет на себя роль одного из основополагающих факторов для решения вопросов связанных с производственными делами и тем, в какой организационной форме они будут решаться, Кроме этого, на основании объема документов решается организация информационно-поисковой системы, которая будет происходить по имеющимся документам на учреждении, принимаются решения о структуре службы делопроизводства, а также ее штатного состава. И это еще не весь перечень важных вопросов, на которых оказывает прямое влияние объем документации.

Характеристики и принципы организации оборота документации на территории учреждения

Понятие «документооборот» стало известно еще в советские времена, а точнее в 20-х годах. Единая госсистема делопроизводства к 7о-ым годам прошлого столетия смогла сформулировать основные правила по которым происходит движение и оборот документации в разнообразных учреждениях. Формулировка данного понятия является плодом многолетних трудов и многочисленных исследований, а также наблюдений со стороны экспертов в данной области.

Лаконичная формулировка понятия документооборота заключается в том, что каждый документ проходит свой путь от создания до достижения конечного пункта в системе и выполняет свою определенную роль в рабочем процессе и помогают предприятию достичь поставленных целей.

Чтобы организовать работу оборота документации на учреждении, необходимо следовать разработанным правилам того, по какому принципу будут двигаться и обрабатываться документы на учреждении, например:

  • определить последовательность перемещения;
  • принять поступающие документы, а затем рассмотреть их направленность, распределить по соответствующим назначениям, передать на исполнение соответствующим лицам или отправить по назначению на последующие объекты;
  • подвергнуть документы технологической обработке. Это означает, что каждый документ, независимо поступил он извне или же был создан на самом предприятии, должен пройти регистрацию, а также поставлен на учет для осуществления контроля за теми сроками, в которые он должен будет достичь поставленных перед ним целей.

Единая госсистема делопроизводства определяет общие для всех правила и принципы, действуя в согласии с которыми будет происходить процесс оборота документации на предприятии. Правила и принципы состоят в следующем:

  • соблюдение графика оперативного движения;
  • соответствие стандартам в системе порядка и обработки каждой отдельной группы документов;
  • исключить обработку документов, не связанных с профдеятельностью учреждения;

Данные правила существуют уже тридцать лет, однако их практичность сохраняется и по сей день. Почему данная система пользуется таким успехом? Потому, что она обеспечивает перемещение документации с наиболее меньшими затратами по времени, проходя кратчайшим путем к достижению поставленной цели. Хотя система со временем совершенствуется, основополагающие принципы остаются неизменными.

Для достижения лучшей работы по данной системе. Каждая организация должна поставить перед собой цель – основательно изучить оборот документации, технологию их обработки, соответствие стандартам и проложить лучшие маршруты, по которым документы будут проходить к своим целям.

Если рассматривать оборот документов с технологической точки зрения, то можно прийти к выводу, что данный процесс определяется по параметрам количества и качества.

Говоря о качественных характеристиках, подразумеваются следующие действия:

  • распределение документации по соответствующим потокам, в зависимости от состава;
  • определение движения;
  • порядок, в соответствии с которым происходит обработка;
  • определение маршрута движения каждой отдельной группы документации.

Аппарат управления внутри которого происходит управление документами, делиться на несколько потоков. Поток входящих документов – это бумаги, которые поступают в организацию извне. Поток исходящих документов – это бумаги, которые отправляет сама организация. Поток внутри организации – это те бумаги, которые не покидают территорию учреждения и используются исключительно во внутренних делах учреждения.

Маршрут, по которому происходит передвижение документов состоит из различных этапов от изначальной организации до партнера, клиента, заказчика или любого другого лица, или же то того момента, как документ будет подшит в архив, выполнив свою конечную цель.

С целью оптимизации маршрутов по продвижению бумаг используются организационные документы, к которым относятся: устав организации, положения об организации работы и ее функциональной структуре, положения о подразделениях, должностные инструкции, делегирование полномочий и распределение обязанностей.

Когда для каждой категории документации создается отдельный маршрут прохождения, в согласии с особенностями структуры и направленности самого документа, следующим этапом становится создание маршрутной карты. Маршруты такого типа содержат в себе особенности согласования, подписания, а также утверждения каждого отдельного документа.

Обязанность за разработку такого маршрута лежит на руководителе службы по деловому производству. Он разрабатывает схемы для следующих видов документации: входящих документов, бумаг, которые поступают в организацию извне. Для исходящих документов, бумаг, которые отправляет сама организация. Для документов находящихся внутри организации, тех бумаг, которые не покидают территорию учреждения и используются исключительно во внутренних делах учреждения, например: приказы, протоколы, акты, обращения граждан в письменной и в устной форме.

Самым сложным в разработке маршрутов, является маршрут внутренних документов, однако распределительные бумаги представляют собой исключение из данного правила.

Характеристики документации по ее количеству состоят в следующем:

  • показатели объема потока документов как в общем. Так и по отдельности;
  • время, за которое документ преодолевает весь маршрут движения.

Объем документов исчисляется их количеством. При этом общее число документов складывается как из поступающих бумаг извне, так и из документов, которые создает сама компания за какой-то отдельный промежуток времени, чаще все рассматривается количество документов за год. В общее число входят также и копии документов. Чтобы составить достоверный отчет о количестве документов, нужно отображать наличие каждого документа по одному разу. Документы, имеющие несколько экземпляров, отображаются в виде дроби. Например ⅞, где в числителе «7» – это количество самих документов, а «8» в знаменателе – это количество копий каждого документа.

Для чего регулярно проводят учет объемов? Данная операция позволяет провести анализ и упорядочить систему работы с документами. Такой анализ помогает определить, какие из структурных подразделений и отдельных должностных лиц более загружены, а какие менее. По итогам анализа выбирается оптимальное решение для выполнения работ на учреждении.

Образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию

Скачать образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве по образованию в формате .doc