Справка об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта

Ниже приведено описание документа, который необходим в связи с изданием соответствующего приказа Федерального агентства ЖД транспорта РФ.

Входящие документы

Если большое предприятие нуждается в первичной обработке входящих документов, то данную операцию проделывает экспедиция, если же компания является не большой, то тогда эту работу осуществляет секретарь. Когда учреждение получает корреспонденцию, то ответственный служащий обязуется провести тщательную проверку упаковки на отсутствие повреждений, а также проверить данные адреса. Когда упаковка будет вскрыта, необходимо убедиться в том, что посылка содержит в себе перечень всех необходимых бумаг или документов. Абсолютно каждый полученный документ имеет отметку о принятии. Таковая содержит в себе данные о названии организации, дату принятия и присвоенный документу порядковый номер. Окончательный этап первичной обработки заключается в том, что на данной стадии проводится сортирование документации по регистрируемому и нерегистрируемому признаку. Задача канцелярии состоит в принятии документов, адресованных руководящему составу. Те документы, которые пришли в структурные подразделения и предназначены конкретным должностным лицам, идут прямо адресату. Канцелярия в своем определенном отделе сортирует документы по конкретным адресатам. Благодаря такой системе каждый руководитель освобождается от дополнительных ненужных обязанностей и не теряет своего драгоценного времени на поиск нужной корреспонденции. Таким образом происходит оптимизация маршрутов движения бумаг и документов на территории учреждения.

Специалисты в службе ДОУ, секретарь или же помощник руководящего лица, должен быть хорошо осведомлен по поводу того, каким образом происходит распределение обязанностей, благодаря этому каждый из них может заслужить доверие от руководящего состава организации, на которой он работает.

Руководитель рассматривает документ и составляет на него резолюцию, после чего его необходимо предоставить к исполнению. Исполнение документа может заключаться в подготовке ответа на вопрос, поднятый в документе, в проведении переговоров или же в

Когда цель, ради которой был создан или направлен документ, достигается, то тогда он получает отметку, свидетельствующую о том, что все необходимые действия были выполнены, а сам документ подшивается в архив.

Исходящие и внутренние документы

Каждый из данного вида документации включает в себя проведение особого списка работ. Перечень работ состоит в следующем:

  • необходимо подготовить проект документов;
  • оформить и согласовать их между собой;
  • подписать проект;
  • провести регистрацию документации;
  • отправить далее документ к последующему адресату.

С целью проведение подготовки проекта, собираются все данные, касающиеся самой темы, изучаются нормы и положения, принимаются во внимание права и нормы, а также производиться анализ уже изданных раньше документов подобного формата и содержания.

После этого, проект важно согласовать с каждым из состава руководства структурного подотдела, а также узнать мнение специалиста. Такое согласование называется внутренним. Если же готовый проект отправляется для проверки в соответствующие органы вне самого предприятия, то тогда данное согласование считается внешним.

В некоторых случаях пользуются параллельным согласованием. Это означает, что проект копируют и отдают на рассмотрение структурному подотделу и сторонней организации, однако, лучше всего пользоваться согласованным методом.

Следующий этап заключается в передаче документа вместе со всеми приложениями и вложениями, непосредственно самому руководителю. Данное лицо должно обладать правом на проставление подписей на документах такого плана. Чтобы сократить время на перемещение документа и оптимально коротким путем помочь ему достичь цели, право на подписание документа может быть передано заместителю или помощнику руководителя.

Когда документ пройдет стадию подписания, он будет готов перейти в ДОУ или секретарю, после чего его оформят для отправки. Бывают ситуации, когда документ имеет ответную форму, это значит что его можно подшить вместе с тем документом, который поступил и проставить на нем отметку, что он достиг своей цели и исполнен.

Этап отправки заключает в себя проверку того, насколько правильно документ оформлен, есть ли на нем наличие подписи, даты, а также индекса о пройденной регистрации. Проверяют также и наличие приложения или дополнения в соответствии с указанным количеством экземпляров. Последним штрихов на этапе отправки является правильность данных адресата, во избежание проблем и задержек.

Те документы, которые прошли проверки и готовы отправиться далее, получают свои личные почтовые реестры. Каждый документ готовый для отправки обрабатывают в день получения, а если задержка и происходит, то она не должна превышать половины следующего рабочего дня.

Оформление, обработка и отправка внутренних документов происходит аналогичным образом. Все этапы движения и маршруты полностью идентичны работе с внешними документами.

Регистрация документов

Если говорить о технологическом процессе, то в него входит обработка данных документации и ее регистрация.

Под понятием регистрация документа нужно понимать запись учетных данных о каждой отдельной бумаге по утвержденной форме, в которой фиксируется факт создания данного документа его отправление и получение.

Для того, чтобы провести регистрацию документа, в поисковую систему вводят все данные о нем. Вносятся его реквизиты и проставляется уникальный индекс регистрации. С помощью такой проделанной работы банк данных может быстро и просто сформировать свою базу из всех имеющихся документов, благодаря чему будет более просто осуществлять поиск.

Если говорить о документации, хранящейся в электронном виде, то такие документы вводятся и хранятся в специально разработанных системах по автоматизации производства. Многочисленные данные и изменения в них, система исправляет автоматически. Каждый специалист может в зависимости от потребностей и требований, настроить программу, чтобы наладить более продуктивную и качественную работу системы.

То, что документы зарегистрированы – подтверждает факт того, что они были созданы, а вот придание юрсилы возможно только в том случае, если ими руководит управленческая система, подготавливающая их к дальнейшей отправке и достижению других целей.

Организация, которая получает и регистрирует принятие документов подобного рода, тем самым берет на себя ответственность за применение в личных целях содержащихся в них данных.

Исходя из требований мировых стандартов, документы в обязательном порядке должны проходить регистрацию посредством получения уникального индекса, содержащего краткие сведения о бумагах и их содержимом. Регистрация полезно и с той точки зрения, что она помогает отследить движение документа и проверить исполнено ли его назначение. Все документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. В Соединенных Штатах Америки документы вовсе не проходят регистрацию.

Если говорить об обязательном порядке, который существует для некоторой категории документов, то к ним следует отнести и те, что требуют исполнения, выполнения определенных юробязательств, а также некоторых действий связанных с управлением и к тому же, многие бумаги потом могут рассматриваться как справочные материалы, благодаря чему и представляют определенный интерес для последующей деятельности компании.

Образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта

Скачать образец справки об объеме документооборота в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта в формате .doc