Зачем нужен журнал учета рабочего времени сотрудников и как его составить

Что такое журнал учета рабочего времени

Он представляет собой книгу, в которой фиксируется время явки и ухода, а также продолжительность фактического нахождения сотрудника на рабочем месте. Записи вносятся по каждому работнику каждый рабочий день. Журнал в организации выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет контролировать соблюдение сотрудниками правил внутреннего распорядка;
  • помогает вести учет рабочего времени, особенно, при почасовой оплате труда;
  • в случае возникновения споров доказывает правоту той или иной стороны конфликта;
  • выступает как обоснование для применения дисциплинарного взыскания за опоздания или прогул.

Читайте также:

  • Как управлять дисциплиной компании
  • Можно ли штрафовать за опоздания

Обязателен ли этот документ для компании

В процессе хозяйственной деятельности организации используют различные журналы, которые делятся на:

  • обязательные, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • рекомендуемые, то есть компания вправе как вести их, так и отказаться от их ведения. Решение о применении или отказе от формирования таких учетных реестров принимают исполнительные органы организации.

Журнал учета рабочего времени сотрудников не относят к обязательным, но ведут его во многих фирмах, независимо от величины штата.

Важно! Если руководство вводит журнал, то это действие необходимо отразить во внутренних документах компании. Например, генеральный директор издает приказ о введении журнала и назначении ответственных лиц. На основе информации из журнала заполняют обязательный для расчета заработной платы табель учета рабочего времени.

Принципы ведения журнала учета рабочего времени сотрудников

Ввиду необязательности наличия в организациях журнала способ ведения, а также то, какие сведения отражать в графах, это сугубо решение руководства организации. Стандартизированной формы журнала не существует.

Формировать и заполнять журнал можно:

  • в электронном виде;
  • на бумажном носителе.

Для оформления бумажной версии журнала покупают в магазине канцтоваров готовую книгу либо изготавливают по нужным параметрам в типографии на заказ. В любом случае необходимо соблюсти правила оформления подобных документов, то есть:

  • все страницы пронумеровываются;
  • журнал прошит и заверен руководителем организации;
  • концы шнуровки проштампованы печатью;
  • не допускаются подчистки и «замазки», ошибочную запись зачеркивают, ниже пишут правильную формулировку, заверяя ее подписью ответственного за ведение журнала работника.

Электронный журнал учета рабочего времени сотрудников ведется в специальных программах. Они варьируются от простых, в которых данные вносят вручную, до автоматизированных, где время прихода и ухода каждого работника фиксируется спец устройством. Любой вариант электронного журнала предполагает автоматическое формирование отчета.

Образец журнала учета рабочего времени

Журнал учета состоит из титульного листа и информативной табличной части. На титульном листе пишут наименование организации, даты начала и окончания, также там позволительно находиться сведениям о местонахождении организации и ответственном лице.

Пример титульного листа

Табличная часть может иметь разное количество и наименование граф, но обычно это:

  • порядковый номер записи;
  • дата;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • время его прихода на работу;
  • время ухода;
  • общая продолжительность рабочего времени за день;
  • подпись работника.

Организация вправе включать в журнал и другие данные, например, отметки об опоздании или прогуле, сведения об убытии в командировки.

Пример табличной части журнала учета рабочего времени сотрудников

Скачать бесплатно образец журнала учета рабочего времени 

Pin It on Pinterest

Share This