Журнал кассира-операциониста в 2018 году для онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы в 2018: нужен или нет

Внедряя онлайн-ККТ, некоторые сотрудники магазинов по привычке все еще пишут цифры от руки в журнале кассира-операциониста. Остальная часть работников отказались от его заполнения. Кто прав? Нужен ли журнал кассира-операциониста в 2018 году при онлайн-кассе?

Правы те, кто сейчас перестал вносить цифры. Эта обязанность отпала после внедрения онлайн-ККТ. Устройства через интернет и так передают всю важную информацию о поступлении денег на счет фирмы.

Почему не нужен журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе в 2018 году

Почему решили отказаться от журнала кассира-операциониста после внедрения онлайн-касс, объяснили в Минфине больше года назад. В частности, доводы озвучены в письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821.

Основная функция журнала кассира-операциониста (форма КМ4) — отражать расходные и приходные наличные операции. То есть работник магазина должен был в журнале кассира писать цифры по выручке:

  • показания кассы при открытии смены;

  • показания по окончании работы;

  • выручку за день.

В журнале подводились итоги по кассе: наличные и безналичные расчеты, возвраты покупок.

Когда в компанию приходила проверка ФНС, налоговики требовали журнал кассира-операциониста, чтобы посмотреть сведения об операциях с наличными деньгами.

Новый тип кассовых аппаратов, который называется онлайн-кассой, кроме распечатки чеков имеет функцию информирования налоговиков о продажах в режиме реального времени. Заполнение журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе не предусмотрено.

Специальная программа для онлайн-кассы не только уменьшает бумажную работу для кассира, но и помогает анализировать потребительское поведение, вести учет реализаций и работать с акциями. Она подскажет те товары, которые пользуются наибольшим спросом. А на те, что залежались на полках, предложит сделать скидки.
Посмотрите, как работает программа для онлайн-кассы “Бизнес.Ру Касса” прямо сейчас бесплатно>>>

Что заменяет в 2018 году журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе

После внедрения онлайн-касс не только журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе оказался не нужен. В 2018 году не нужны:

  • справка кассира операциониста: для онлайн кассы отправить цифры о выручке налоговикам — дело двух секунд (КМ6);

  • все формы, связанные со снятием показаний кассового аппарата (КМ1, КМ2, КМ7);

  • акт возврата денег покупателю (КМ3);

  • акт о проверке наличных денег в кассе (КМ9) ;

  • журнал вызовов техспециалистов (КМ8).

Есть ли документы, заменяющие отмененные при онлайн-кассах формы?

Как таковых документов, которые могут заменить, например, журнал кассира-операциониста нет. Все задачи по информированию налоговиков об операциях выполняет онлайн-касса. Однако требования заполнять некоторые бумажные документы остались. Речь идет о:

  • кассовой книге;

  • ПКО и РКО (ордер прихода и ордер расхода).

Кассовая книга является необходимым атрибутом только для фирм — предпринимателям разрешается с ней не работать.

Кассовая книга и другие требуемые документы для ООО при онлайн-кассах

Рассмотрим, как в 2018 году вести книгу кассира операциониста 2018. Онлайн-кассы не избавили от этой обязанности.

Книга необходима, даже если магазин после смены сразу отдает наличку в банк.

У фирмы должно быть столько книг, сколько у нее департаментов. Причем неважно, есть ли у филиала банковский расчетный счет, или нет. Заполняется книга в бухгалтерии. Основанием для внесения информации в кассовую книгу являются отчеты о закрытии смены онлайн-кассы.

Кассовая книга и ее отличия от журнала кассира-операциониста

В кассовой книге отражаются полученные и отданные деньги. Это и доход компании, и выдача денег, и инкассация или самостоятельная отправка средств в банк.

В 2018 году книга кассира-операциониста ведется несмотря на внедрение онлайн-кассы по специально утвержденной форме KO-4 (принята постановлением 88 от 18 авг. 1998).

Ежегодно в фирме заводят новую кассовую книгу. После окончания года она не выбрасывается, а хранится в архиве компании следующие пять лет. За это время налоговики могут попросить ее проверить, и если обнаружат ошибки, будет назначен штраф.

Выглядит обложка кассовой книги как на рисунке:

В книге кассира-операциониста при онлайн-кассе пишется то же самое, что и до эпохи внедрения 54-ФЗ. А именно:

  • дата заполнения (когда пришли или ушли деньги);

  • номер листа (они нумеруются, сшиваются и закрепляются в книге в первый рабочий день года);

  • номер документа (имеется в виду ордер);

  • кто дал денег или кому была сделана выплата;

  • номер счета;

  • приход и расход (суммы по ордерам);

  • итоговое количество (в деньгах).

Все это следует указать на двух практически одинаковых листах. Вкладной — остается в книге кассира, а отчет необходимо вырезать из нее и приложить к ордерам, храня вместе с ними.

Главный бухгалтер сверяет деньги, указанные в кассовой книге, с реальной суммой в кассе. Если все правильно, он подписывает документ.

В России разрешено иметь кассовую книгу в бумажном (от руки или в распечатках) или  цифровом формате (с помощью ПО типа “Налогоплательщик ЮЛ” от ФНС).

Бумажная форма книги кассира-операциониста для онлайн-кассы разрешена в 2018 году. Она ведется в течение всего времени работы: можно делать несколько записей в день. При ошибках в нее разрешено вносить изменения (через зачеркивание, а не с помощью “замазки”) — за подписью главного бухгалтера или руководителя организации.

С кассира обязательно надо потребовать написать объяснительную с указанием причины ошибки. Она может понадобиться, если при проверке налоговики придерутся к исправлениям.

В бумажном варианте разрешено писать только ручкой — никаких пометок карандашом.

Электронный тип кассовой книги возможен только при использовании электронной подписи (созданной по всем нормам 63-ФЗ). Ошибаться в ней нельзя — ошибки не исправишь. Заполнять необходимо только раз в сутки, фиксируя все проводки наличных средств за один раз.

Приходный и расходный кассовые ордера

Введение онлайн-касс не избавляет кассиров от выписывания приходного и расходного кассового ордера.

Подтверждать данные расходного ордера при онлайн-кассе будет отчет о закрытии смены, который выдает ККТ. По сути, это то же самое, что Z-отчет, который выдавали старые кассы, оснащенные электронной защищенной лентой.

Приходный ордер нужно выписывать, когда фирма получает наличные деньги в кассу. Выглядит он таким образом:

Делать правки в приходном и расходном ордерах нельзя. Эти документы с исправлениями являются недействительными.

Ордера можно вести в бумажном виде, но проще заполнять в электронном. Это разрешается налоговой.

Цифровой вариант намного удобнее. Большинство товароучетных программ, например, облачный сервис “Бизнес.Ру”, поддерживают заполнение бланков расходных и приходных ордеров в цифровом виде.

Попробовать товароучетную программу “Бизнес.Ру” прямо сейчас>>>

Штрафы за неправильное ведение кассовой книги при онлайн-кассе

Отсутствие кассовой книги наказывается по пункту 1 статьи 15.1 КоАП. Предусмотрен штраф от 40 тысяч рублей, который накладывается на компанию.

Должностное лицо (бухгалтер или директор) также может быть оштрафовано. Штраф не выше 5 тысяч рублей.

Pin It on Pinterest

Share This