Журнал регистрации договоров: правила составления

Нетология

Назначение журнала

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

УБРиР [CPS] RU

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

  • Существенные условия договора поставки.
  • Виды гражданско-правовых договоров.
  • Какие бывают типы договоров.

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

  • порядковый номер записи в журнале,
  • номер регистрации по утвержденному правилу,
  • тип договора,
  • предмет (суть) договора,
  • дата заключения,
  • срок действия,
  • наименование стороны-контрагента,
  • ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
  • место хранение журнала.

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Журнал регистрации договоров ООО«Компания»

Дата начала: 11.01.2019

Место хранения: Отдел поставок

Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.

Дата окончания: «____» __________ 2019 г.

№ п/п

Регистрационный номер

Вид договора

Дата договора

Наименование поставщика

Предмет договора

Срок действия договора

Приложения

1

1-2019-01/ДП

Договор поставки мебели

14.01.2019

ИП Кольцов О.О.

Поставка мебели

31.12.2019

2

2-2019-02/ДП

Договор поставки офисной мебели

01.02.2019

ООО «Стандарт»

Поставка офисной мебели по приложениям

30.04.2019

№1 – перечень товара;

№2 – перечень комплектов

3

3-2019-02/ДП

Договор поставки мебельной фурнитуры

04.02.2019

ООО «Звезда»

Поставка фурнитуры

31.12.2019

№1 – перечень товара

Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.

Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.

Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по ссылке.

Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This