Журнал регистрации приказов по личному составу: порядок оформления и нюансы

Нетология

Приказы по личному составу

Для начала необходимо разобраться с терминологией личного состава. К этой кадровой категории относится любой персонал компании, работающий как по срочным, так и бессрочным трудовым договорам. Исключение составляют сотрудники, которых принимают и назначают на должность учредители (собственники) компании: это руководитель (директор) и могут быть другие должности, которые утверждаются уставом юрлица. Приказы в отношении таких лиц относятся к распорядительной документации по основной деятельности.

В отношении остального персонала необходима регистрация приказов по личному составу в специальном регистре. Организационно-распорядительные кадровые документы издаются по фактам:

  • трудоустройства,
  • перевода,
  • увольнения,
  • сокращения,
  • изменения зарплаты,
  • отпусков всех видов,
  • командировок,
  • сверхурочной работы,
  • поощрения,
  • награждения,
  • дисциплинарного наказания,
  • изменения личных данных сотрудника и пр.

Трудовой Кодекс отдельно не устанавливает ни понятия журнала, ни требований по его оформлению. Однако руководство в ходе рабочего процесса должно быть заинтересовано в ведении такого реестра. Журнал учета приказов по личному составу поможет выполнить следующие организационно-учетные задачи:

УБРиР [CPS] RU
    • систематизация изданных приказов,
    • оптимизация работы с кадровым учетом,
    • контроль исполнения распоряжений,
    • оперативный поиск и доступ к документам,
    • подтверждение законности приказа,
    • минимизация риска оформления документов задним числом.

Книга приказов: образец

Поскольку форма журнала нигде не регламентирована, компания самостоятельно решает это вопрос. Приказы можно регистрировать на бумаге или в электронной базе. При использовании бумажного формата журнал регистрации приказов по личному составу следует до заполнения пронумеровать, прошнуровать, на последнем листе опечатать, подписать ответственным сотрудником, датировать и указать количество листов. Электронную версию при сдаче в архив необходимо распечатать, пронумеровать распечатанные листы, сшить и опечатать.

В любом формате ведения регистр должен содержать:

  • название документа,
  • наименование компании,
  • дату начала реестра,
  • дату завершения,
  • указание места хранения,
  • указание ответственного за регистрацию и сохранность журнала,
  • сведения по каждому регистрируемому документу – порядковый номер, дата, основание издания, ФИО и табельный номер сотрудника,
  • графу для примечаний на случай внесения уточнений, корректировок.

Все распоряжения фиксируются один раз в хронологическом порядке в день издания. Функция по учету приказов возлагается обычно на начальника кадрового отдела или сотрудника, который ведет документооборот по личному составу. Решение, сколько необходимо книг учета, принимает руководство. Можно вести регистрацию раздельно о приеме, об увольнении, отпусках, поощрениях. Однако правильнее будет организовать учет по сроку хранения регистрируемой документации.

Сколько нужно хранить приказы по личному составу, определяет уполномоченный орган Министерство культуры в Приказе от 25.08.2010 №558. В перечне управленческой документации, требуемой к обязательному архивированию и хранению, данный нормативный акт утверждает и кадровые документы, их продолжительность хранения – 5 и 75 лет. Пять лет полагается хранить распоряжения по дисциплинарным наказаниям, отпускам, предоставляемым ежегодно и на время учебы, по дежурствам, краткосрочным командировкам. Остальные организационно-распорядительные кадровые документы хранятся 75 лет.

Исходя из этих сроков и целесообразно вести два реестра. Если у вас нет кадровика, готового взять на себя обязанность следить за документацией, учет персонала можно передать на аутсорсинг и платить только за реально оказанные услуги. Специалисты сервиса Главбух Ассистент помогут предпринимателю решить организационно-учетные вопросы, связанные с кадрами.

Журнал необходимо открыть, как только организация начала деятельность, и вести в течение всего времени функционирования компании. Если бумажный журнал для приказов по сведениям, которые необходимо хранить 75 лет, закончился, то при оформлении нового реестра необходимо указать, что регистр является продолжением предыдущего.

Наши дополнительные материалы подскажут, как вести другие рабочие журналы:

  • регистрации договоров;
  • учета рабочего времени;
  • инструктажа;
  • предрейсового осмотра водителей.

При ведении единого кадрового журнала, а также при значительном объеме документов рационально применять специальное обозначение регистрационного номера. Так, приказы по отпускам можно дополнительно нумеровать с буквенным обозначением –«О», по дисциплинарным наказаниям –«Д»и т.п.

Взять за базу можно предлагаемый образец журнала регистрации приказов по личному составу и по усмотрению дополнить его нужными графами.

Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This