Журнал регистрации приказов в организации: формы ведения и хранение

Нетология

Журнал регистрации приказов

Сразу отметим, что порядок регистрации приказов организации и обязательность ведения журналов не прописаны ни в одном правовом акте РФ, т.е. регистрировать приказы в журнале или нет, и как это делать, решает самостоятельно руководство организации. В крупной компании огромное количество приказов, поэтому упорядоченность в документах жизненно необходима, однако и в маленькой фирме лучше фиксировать письменные распоряжения руководства, например, на случай проверки фискальными органами.

Читайте также статьи по теме:

Приказ о назначении главного бухгалтера

Приказ о премировании сотрудников

Приказ о списании дебиторской задолженности

Виды журналов и сроки хранения

Все приказы организации разделяют по трем видам:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Часто компании заводят свою, особенную систему нумерации приказов, отличную от сквозной. Например, номера приказов по профильной деятельности дополняются буквами ОС, о премировании сотрудников ЛС/пр и т.п.

Соответственно журналы оформляют по трем видам приказов, а по личному составу даже два из-за разных сроков хранения документов. Информацию о журналах, сроках их хранения, а также примеры приказов мы свели в таблицу.

Виды журналов

по ОД

по ЛС

по АХД

Темы регистрируемых приказов

изменения в правилах внутреннего распорядка

прием и увольнение, все перемещения

ежегодные отпуска

эксплуатация зданий

обновления штатного расписания

о прохождении аттестаций, курсов повышения квалификации и т.п.

короткие командировки, в т.ч. однодневные

охрана и безопасность компании

массовые сокращения

оплата труда и премирование

дисциплинар-ные взыскания

обеспечение работы офиса

назначения на руководящие позиции

продолжитель-

ные командировки

и др.

дежурства и др.

вопросы, связанные с транспортом компании и др.

о создании обособленных структурных подразделе-

ний и др.

Срок хранения

постоянно, пока существует фирма

50 лет для изданных не ранее 2013 года

5 лет

5 лет

Читайте также об обязательных кадровых журналах

Формы ведения и содержание журнала учета приказов

В каком виде ведутся журналы, и какие графы содержат также не разъясняется в законах. Учет приказов в компании может быть:

  • в электронном виде, например, таблица Excel;
  • на бумажном носителе, книги учета продаются в магазинах канцелярских товаров;
  • совмещение обоих видов — бумажный журнал дублирует электронный.

Титульный лист бумажного журнала обязательно содержит даты начала и окончания ведения, а также ФИО ответственного сотрудника.

Бланк журнала регистрации приказов может, например, содержать следующие графы:

  • порядковый номер приказа;
  • дата издания;
  • номер, присвоенный в организации;
  • название приказа;
  • дата вступления в силу;
  • перечень лиц, которых касается содержание приказа;
  • краткое содержание документа.
УБРиР [CPS] RU

Исправления в журнале недопустимы. Если все-таки запись внесена неправильно, то ее зачеркивают одной чертой. Сотрудник, совершивший ошибку, ставит свою подпись, и в ту же графу вносят правильную запись.

Читайте также о журнале регистрации договоров и журнале по инструктажу на рабочем месте

Журнал регистрации приказов образцы

Скачать бесплатное приложение с образцами документов можно здесь. 

Пример страницы журнала регистрации приказов по основной деятельности

п/п

Дата приказа

Номер приказа

Наименование

приказа

Кем

подписан

Срок

исполне-

ния

Ответствен-

ное лицо

Отметка об исполнении

Примеча-

ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Книга регистрации приказов по кадрам, образец листа.

№ п/п

Дата издания приказа

Номер приказа

Наименование приказа

ФИО сотрудников, на которых распространяется действие приказа

Документы и НПА, на основании которых издан приказ

1

2

3

4

5

6

Автор Степанова Галина

Веб-Займ [CPS] RU

Pin It on Pinterest

Share This